Politique de confidentialité

SILA Linguists® est une marque déposée de NEXUS of SILA Limited.

La présente Politique de confidentialité explique comment NEXUS of SILA Limited, exerçant sous le nom commercial SILA Linguists® (« SILA », « nous », « notre » ou « nos »), collecte, utilise, partage et protège les données personnelles lorsque vous utilisez nos services d’interprétation, de traduction, de transcription, d’analyse linguistique et nos services connexes, lorsque vous travaillez avec nous en tant que linguiste ou postulez à un poste, lorsque vous utilisez l’application SILA Linguists (l’« Application ») et lorsque vous consultez notre site web (le « Site »). Elle explique également vos droits et la manière de les exercer.

Nous respectons le UK General Data Protection Regulation (le « RGPD britannique »), le Data Protection Act 2018 et les Privacy and Electronic Communications Regulations 2003 et, lorsque nous traitons des données personnelles de personnes situées dans l’Espace économique européen, le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (le « RGPD de l’UE »).

1. Qui sommes-nous et comment nous contacter

NEXUS of SILA Limited est une société immatriculée en Écosse sous le numéro SC770122, dont le siège social est situé au 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Écosse (Royaume-Uni). Nous sommes enregistrés auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO) sous le numéro ZC105121. Dans la plupart des cas, nous sommes le responsable du traitement de vos données personnelles, ce qui signifie que nous déterminons comment et pourquoi elles sont utilisées. L’article 3 explique dans quels cas nous agissons au contraire en qualité de sous-traitant pour le compte d’un client.

Pour toute question concernant la présente politique ou vos données personnelles, veuillez contacter notre équipe chargée de la protection des données à daptec@silalinguists.com ou écrire à la Data Protection Team à l’adresse ci-dessus. Les personnes situées dans l’Union européenne et dans l’Espace économique européen peuvent nous contacter directement à ces coordonnées.

2. Les données personnelles que nous collectons

Selon la nature de vos relations avec nous, nous pouvons collecter les données personnelles suivantes.

• Données de contact et d’identité : vos nom, fonction, organisme, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale et, pour les clients particuliers, les informations nécessaires pour confirmer votre identité.
• Données de réservation : les détails des services que vous demandez, tels que les dates, heures et lieux des missions, les langues, le nom des personnes présentes, les exigences de livraison, les références de réservation, les feuilles de temps et vos retours.
• Contenu des missions : les documents, enregistrements et autres éléments que vous nous confiez pour traduction, transcription, sous-titrage, localisation, vérification ou analyse, ainsi que les informations échangées lors des séances interprétées. Ils peuvent contenir des données personnelles vous concernant et concernant d’autres personnes, telles que des patients, des usagers, des demandeurs ou des témoins.
• Données de facturation : nom et adresse de facturation, références de bons de commande, numéros de TVA et détails des virements bancaires que nous recevons, tels que le nom du titulaire du compte, les coordonnées du compte figurant sur le virement, le montant et la date. Nous n’acceptons pas les paiements par carte et nous ne collectons ni ne conservons aucun numéro de carte de débit ou de crédit.
• Communications : courriels, lettres, messages WhatsApp, messages envoyés via l’Application et notes des appels téléphoniques avec nous.
• Données des linguistes et des candidats : si vous travaillez avec nous ou souhaitez le faire, votre CV, vos diplômes, compétences linguistiques, expérience, références, justificatifs du droit au travail, les résultats des vérifications d’antécédents et de sécurité lorsque le travail l’exige (pouvant inclure la consultation du casier judiciaire), vos disponibilités, l’historique de vos missions, les retours qualité, ainsi que les coordonnées bancaires et fiscales nécessaires pour vous rémunérer.
• Données de l’Application : les données de votre compte et vos identifiants, les réservations et messages effectués via l’Application, ainsi que des données techniques telles que le type d’appareil, le système d’exploitation et la version de l’Application. Si vous l’autorisez sur votre appareil, l’Application peut également utiliser votre appareil photo, votre microphone ou les notifications push pour les fonctionnalités qui en ont besoin ; vous pouvez modifier ces autorisations à tout moment dans les réglages de votre appareil.
• Données du Site : les informations techniques transmises par votre navigateur, telles que votre adresse IP, le type de navigateur et les pages demandées, que notre hébergeur enregistre dans des journaux serveur à des fins de sécurité et de fonctionnement ; et, uniquement si vous y consentez, les données de mesure d’audience collectées au moyen de Google Analytics et de Microsoft Clarity, comme expliqué dans notre Politique relative aux cookies.

Nous collectons la plupart des données personnelles directement auprès de vous. Nous pouvons également recevoir des données personnelles de l’organisme qui réserve un service vous concernant (par exemple une juridiction, un service de santé ou un avocat), des personnes fournissant des références et des organismes de vérification pour les linguistes et les candidats, ainsi que de sources accessibles au public telles que les registres professionnels.

3. Lorsque nous agissons pour nos clients

Lorsqu’un organisme réserve un interprète ou nous envoie des éléments à traduire, à transcrire ou à traiter d’une autre manière, et que ces éléments contiennent des données personnelles concernant d’autres personnes, cet organisme est normalement le responsable du traitement de ces données et nous les traitons en qualité de sous-traitant, sur ses instructions et en vertu d’un contrat écrit. Si vos données personnelles nous parviennent de cette manière, veuillez contacter l’organisme qui les détient pour exercer vos droits. Nous l’aiderons à vous répondre.

Nous agissons en qualité de responsable du traitement indépendant lorsque nous établissons des rapports d’expert, tels que les rapports d’analyse linguistique (LADO) et d’évaluation de la nationalité, car nous devons exercer notre propre jugement professionnel et tenir des dossiers appropriés, ainsi que lorsque des particuliers réservent des services pour eux-mêmes.

4. Comment nous utilisons les données personnelles et nos bases légales

Nous n’utilisons les données personnelles que lorsque nous disposons d’une base légale pour le faire. Le tableau ci-dessous présente nos principales finalités et les bases légales sur lesquelles nous nous fondons.

Lorsque nous nous fondons sur l’intérêt légitime, nous avons mis en balance cet intérêt avec vos droits et libertés. Vous pouvez nous demander davantage d’informations sur cette mise en balance.

5. Catégories particulières de données et données relatives aux infractions pénales

Notre travail implique régulièrement des informations sensibles. L’interprétation et la traduction en matière de santé, d’aide sociale, de justice et d’immigration, ainsi que les rapports d’analyse linguistique, peuvent porter sur des informations relatives à la santé, à l’origine raciale ou ethnique, aux convictions religieuses ou philosophiques, aux opinions politiques, à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle, ainsi qu’à des accusations ou condamnations pénales.

Lorsque nous traitons ces informations en qualité de sous-traitant, nous le faisons uniquement sur les instructions de notre client ; il appartient au client de disposer d’une base légale et d’une condition de traitement. Lorsque nous les traitons en qualité de responsable du traitement, nous nous fondons sur les conditions applicables, par exemple lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle, pour des motifs d’intérêt public important au titre de l’annexe 1 (Schedule 1) du Data Protection Act 2018, à des fins de santé ou de protection sociale, ou avec votre consentement explicite. Pour la consultation du casier judiciaire des linguistes, nous nous fondons sur les conditions de l’annexe 1 du Data Protection Act 2018 relatives à l’emploi et à la protection du public. Lorsque la loi l’exige, nous tenons un document de politique approprié.

Nous protégeons les informations sensibles par des garanties supplémentaires : un accès limité aux personnes qui en ont besoin, des accords de confidentialité avec tous les linguistes, des méthodes de transfert sécurisées, et la suppression des données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

6. Avec qui nous partageons les données personnelles

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons qu’en cas de nécessité, avec :

• nos linguistes : interprètes, traducteurs, transcripteurs, réviseurs et analystes sélectionnés et contrôlés, qui ne reçoivent que les informations nécessaires à la mission et sont tenus à des obligations de confidentialité ;
• des traducteurs assermentés, notaires et professionnels similaires dans d’autres pays, lorsque vous nous demandez d’organiser une traduction assermentée ou officiellement reconnue, une légalisation ou une certification notariale ;
• l’organisme qui a réservé le service, lorsque vous êtes une personne participant à une séance interprétée ou la personne concernée par un rapport, dans la mesure nécessaire à la fourniture du service ;
• des prestataires informatiques et de services qui soutiennent notre activité, tels que les fournisseurs de messagerie électronique, de stockage en nuage, de systèmes de réservation et de gestion de la traduction, de l’Application, d’hébergement du Site et de télécommunications, en vertu de contrats qui les obligent à protéger les données personnelles et à ne les utiliser que sur nos instructions ;
• des fournisseurs de mesure d’audience, à savoir Google et Microsoft, uniquement si vous consentez aux cookies d’analyse sur le Site ;
• notre banque, nos comptables, commissaires aux comptes, assureurs et conseils professionnels, dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services ;
• les juridictions, tribunaux, autorités de régulation, forces de l’ordre et autres autorités publiques, lorsque la loi l’exige ou lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ; et
• un acquéreur ou successeur de tout ou partie de notre activité, dans le cadre d’engagements de confidentialité appropriés.

Si vous nous contactez via WhatsApp, le message est également traité par WhatsApp conformément à ses propres conditions et à sa politique de confidentialité. Veuillez ne pas envoyer de documents sensibles via WhatsApp, sauf si nous avons convenu que cela était approprié.

7. Transferts internationaux

Nous sommes établis au Royaume-Uni et servons des clients au Royaume-Uni, en Europe, en Amérique du Nord, en Australie et au-delà. Certains de nos linguistes et prestataires sont situés en dehors du Royaume-Uni et de l’Espace économique européen, par exemple un interprète travaillant à distance et résidant dans un autre pays, ou un traducteur assermenté reconnu dans le pays où un document sera utilisé.

Lorsque nous transférons des données personnelles en dehors du Royaume-Uni ou de l’Espace économique européen, nous veillons à ce qu’elles soient protégées par l’une des garanties reconnues par la législation sur la protection des données : une décision constatant que le pays de destination assure un niveau de protection adéquat ; l’International Data Transfer Agreement ou l’UK Addendum aux clauses contractuelles types de la Commission européenne ; les clauses contractuelles types elles-mêmes ; ou, le cas échéant, une dérogation reconnue, par exemple lorsque le transfert est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou dans votre intérêt, comme l’organisation d’une traduction assermentée à l’étranger à votre demande. Vous pouvez nous demander davantage d’informations sur les garanties que nous utilisons.

8. Durée de conservation des données personnelles

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles nous les avons collectées, y compris pour satisfaire aux exigences légales, comptables et déclaratives et pour traiter les réclamations et les litiges. En particulier :

• les factures et les pièces de paiement et de comptabilité sont conservées pendant six (6) ans après la fin de l’exercice auquel elles se rapportent, conformément au droit fiscal et au droit des sociétés ;
• les dossiers clients et de réservation sont conservés pendant la durée de notre relation et jusqu’à six (6) ans après celle-ci, afin que nous puissions traiter les questions et les réclamations ;
• le contenu des missions, tel que les documents sources et les enregistrements, n’est conservé que le temps nécessaire pour fournir le service et traiter les corrections et les questions, sauf instruction contraire du client ou obligation légale de conservation plus longue, puis il est supprimé de manière sécurisée ou restitué ;
• les rapports d’analyse linguistique et autres rapports d’expert, ainsi que les éléments sur lesquels ils reposent, sont conservés aussi longtemps qu’ils peuvent être nécessaires dans le cadre de procédures judiciaires, y compris les recours, conformément à nos obligations professionnelles ;
• les dossiers des linguistes sont conservés pendant la durée de leur collaboration avec nous et jusqu’à six (6) ans après celle-ci ; les données des candidats non retenus ne sont pas conservées plus de douze (12) mois après la fin du processus de recrutement, sauf s’ils nous demandent de les conserver plus longtemps ; et
• les données de mesure d’audience du Site sont conservées pendant les durées paramétrées dans les outils d’analyse, que nous limitons au minimum nécessaire.

Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires, nous les supprimons de manière sécurisée ou les anonymisons.

9. Comment nous protégeons les données personnelles

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle. Ces mesures comprennent des contrôles d’accès fondés sur le besoin d’en connaître, des mots de passe sécurisés et l’authentification multifacteur, le transfert chiffré des fichiers, des accords de confidentialité avec le personnel et les linguistes, la formation et des procédures de traitement des violations de données présumées. Aucune méthode de transmission sur internet n’est totalement sécurisée, mais nous nous employons à protéger vos données personnelles et nous vous informerons, ainsi que l’autorité de contrôle, de toute violation lorsque la loi l’exige.

10. Vos droits

En vertu de la législation sur la protection des données, vous avez le droit :

• de demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet (droit d’accès) ;
• de nous demander de corriger des données personnelles inexactes ou incomplètes (droit de rectification) ;
• de nous demander de supprimer vos données personnelles dans certaines circonstances (droit à l’effacement) ;
• de nous demander de limiter l’utilisation de vos données personnelles dans certaines circonstances (droit à la limitation) ;
• de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les faire transmettre à un autre organisme, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et est effectué à l’aide de procédés automatisés (droit à la portabilité) ;
• de vous opposer à notre utilisation de vos données personnelles lorsque nous nous fondons sur l’intérêt légitime, et à tout moment à la prospection (droit d’opposition) ; et
• de retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons sur le consentement. Ce retrait ne compromet pas la licéité du traitement effectué avant celui-ci.

Nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à daptec@silalinguists.com. Il se peut que nous devions vérifier votre identité avant de répondre. Nous répondrons dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois au maximum pour les demandes complexes ou nombreuses, auquel cas nous vous en indiquerons les raisons. Nous ne facturons normalement aucuns frais. Certains droits font l’objet d’exceptions, par exemple lorsque les informations sont couvertes par le secret professionnel de l’avocat (legal professional privilege) ou lorsque leur communication révélerait des données personnelles concernant une autre personne.

Lorsque nous traitons vos données personnelles en qualité de sous-traitant pour l’un de nos clients (voir l’article 3), veuillez adresser votre demande à ce client. Si vous nous l’adressez, nous la lui transmettrons rapidement.

11. Comment introduire une réclamation

Si vous avez une préoccupation concernant l’utilisation de vos données personnelles, veuillez d’abord nous contacter à daptec@silalinguists.com, afin que nous puissions tenter de la résoudre. Nous accuserons réception de votre réclamation et y répondrons dans les meilleurs délais.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. Au Royaume-Uni, il s’agit de l’Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, téléphone 0303 123 1113. Si vous vivez ou travaillez dans l’Espace économique européen, ou si le problème y est survenu, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données de votre pays : en France, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Au Québec, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information.

12. Cookies

Notre Site utilise un stockage strictement nécessaire pour mémoriser votre choix en matière de cookies, ainsi que des cookies d’analyse de Google Analytics et de Microsoft Clarity uniquement si vous y consentez. Les vidéos du Site ne sont chargées depuis YouTube que lorsque vous cliquez sur lecture. Tous les détails, ainsi que la manière de modifier votre choix, figurent dans notre Politique relative aux cookies.

13. Enfants

Notre Site et notre Application ne sont pas destinés aux enfants, et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants par leur intermédiaire. Nos services peuvent toutefois porter sur des données personnelles concernant des enfants, par exemple lorsque nous interprétons pour une famille ou établissons un rapport d’analyse linguistique concernant un jeune. Dans ces cas, nous traitons les données sur les instructions de l’organisme responsable ou sur une autre base légale, en veillant particulièrement à l’intérêt de l’enfant.

14. Services de tiers

Notre Site et notre Application peuvent contenir des liens vers des pages de réseaux sociaux et de boutiques d’applications. Ces services sont exploités par des tiers selon leurs propres politiques de confidentialité, et nous ne sommes pas responsables de l’utilisation qu’ils font des données personnelles.

15. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre, par exemple lorsque nous modifions nos services ou lorsque la loi évolue. La date figurant en haut de cette page indique la date de sa dernière mise à jour. En cas de modifications importantes, nous prendrons des mesures raisonnables pour vous en informer.

16. Nous contacter

Data Protection Team
NEXUS of SILA Limited, exerçant sous le nom commercial SILA Linguists®
2/3, 48 West George Street
Glasgow G2 1BP
Écosse (Royaume-Uni)
Courriel : daptec@silalinguists.com