Política de privacidad

SILA Linguists® es una marca registrada de NEXUS of SILA Limited.

La presente Política de privacidad explica cómo NEXUS of SILA Limited, que opera con el nombre comercial SILA Linguists® («SILA», «nosotros», «nos» o «nuestro»), recoge, utiliza, comunica y protege los datos personales cuando usted utiliza nuestros servicios de interpretación, traducción, transcripción, análisis lingüístico y servicios conexos, cuando trabaja con nosotros como lingüista o solicita un puesto, cuando utiliza la aplicación SILA Linguists (la «Aplicación») y cuando visita nuestro sitio web (el «Sitio web»). También explica sus derechos y cómo ejercerlos.

Cumplimos el UK General Data Protection Regulation (el «RGPD británico»), la Data Protection Act 2018 y las Privacy and Electronic Communications Regulations 2003 y, cuando tratamos datos personales de personas que se encuentran en el Espacio Económico Europeo, el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (el «RGPD de la UE»).

1. Quiénes somos y cómo contactar con nosotros

NEXUS of SILA Limited es una sociedad registrada en Escocia con el número SC770122 y domicilio social en 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Escocia (Reino Unido). Estamos inscritos en la Information Commissioner’s Office (ICO) con el número de registro ZC105121. En la mayoría de los casos somos el responsable del tratamiento de sus datos personales, lo que significa que decidimos cómo y para qué se utilizan. La cláusula 3 explica cuándo actuamos, en cambio, como encargado del tratamiento por cuenta de un cliente.

Para cualquier pregunta sobre esta política o sobre sus datos personales, póngase en contacto con nuestro equipo de protección de datos en daptec@silalinguists.com o escriba al Data Protection Team a la dirección indicada. Las personas que se encuentran en la Unión Europea y en el Espacio Económico Europeo pueden ponerse en contacto directamente con nosotros a través de estos datos.

2. Los datos personales que recogemos

Según el tipo de relación que tenga con nosotros, podemos recoger los siguientes datos personales.

• Datos de contacto e identificación: su nombre, cargo, organización, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal y, en el caso de clientes particulares, la información necesaria para confirmar su identidad.
• Datos de reserva: detalles de los servicios que solicita, como fechas, horas y lugares de los encargos, idiomas, nombres de los asistentes, requisitos de entrega, referencias de reserva, hojas de horas y valoraciones.
• Contenido de los encargos: los documentos, grabaciones y demás material que nos facilita para traducir, transcribir, subtitular, localizar, verificar o analizar, y la información intercambiada durante las sesiones interpretadas. Puede incluir datos personales sobre usted y sobre otras personas, como pacientes, usuarios de servicios, solicitantes o testigos.
• Datos de facturación: nombres y direcciones de facturación, referencias de pedido, números de IVA y los datos de las transferencias bancarias que recibimos, como el nombre del titular de la cuenta, los datos de la cuenta que figuran en la transferencia, el importe y la fecha. No aceptamos pagos con tarjeta ni recogemos ni almacenamos números de tarjetas de débito o crédito.
• Comunicaciones: correos electrónicos, cartas, mensajes de WhatsApp, mensajes enviados a través de la Aplicación y notas de llamadas telefónicas con nosotros.
• Datos de lingüistas y candidatos: si trabaja con nosotros o solicita hacerlo, su currículum, titulaciones, competencias lingüísticas, experiencia, referencias, documentos que acrediten su derecho a trabajar, resultados de las comprobaciones de antecedentes y de seguridad cuando el trabajo lo requiera (que pueden incluir certificados de antecedentes penales), disponibilidad, historial de encargos, valoraciones de calidad y los datos bancarios y fiscales necesarios para pagarle.
• Datos de la Aplicación: los datos de su cuenta y de inicio de sesión, las reservas y mensajes realizados a través de la Aplicación, y datos técnicos como el tipo de dispositivo, el sistema operativo y la versión de la Aplicación. Si lo autoriza en su dispositivo, la Aplicación también puede utilizar su cámara, micrófono o notificaciones push para las funciones que lo requieran; puede modificar estos permisos en cualquier momento en los ajustes de su dispositivo.
• Datos del Sitio web: información técnica enviada por su navegador, como su dirección IP, el tipo de navegador y las páginas solicitadas, que nuestro proveedor de alojamiento registra en los registros del servidor por motivos de seguridad y funcionamiento; y, solo si usted lo consiente, datos analíticos recogidos mediante Google Analytics y Microsoft Clarity, según se explica en nuestra Política de cookies.

Recogemos la mayoría de los datos personales directamente de usted. También podemos recibir datos personales de la organización que reserva un servicio en el que usted participa (por ejemplo, un juzgado, un servicio de salud o un despacho de abogados), de las personas que facilitan referencias y de los organismos de verificación en el caso de lingüistas y candidatos, y de fuentes de acceso público como los registros profesionales.

3. Cuando actuamos por cuenta de nuestros clientes

Cuando una organización reserva un intérprete o nos envía material para traducir, transcribir o tratar de otro modo, y ese material contiene datos personales de otras personas, la organización es normalmente la responsable del tratamiento de esos datos y nosotros los tratamos como encargados del tratamiento, siguiendo sus instrucciones y en virtud de un contrato escrito. Si sus datos personales nos llegan de este modo, diríjase a la organización que los tiene para ejercer sus derechos. Nosotros la ayudaremos a responder.

Actuamos como responsable independiente del tratamiento cuando elaboramos informes periciales, como los informes de análisis lingüístico (LADO) y de evaluación de la nacionalidad, porque debemos aplicar nuestro propio criterio profesional y llevar los registros adecuados, y cuando los particulares contratan servicios para sí mismos.

4. Cómo utilizamos los datos personales y nuestras bases jurídicas

Solo utilizamos datos personales cuando disponemos de una base jurídica para ello. La tabla siguiente recoge nuestras principales finalidades y las bases jurídicas en las que nos apoyamos.

Cuando nos basamos en el interés legítimo, hemos ponderado dicho interés frente a sus derechos y libertades. Puede solicitarnos más información sobre esta ponderación.

5. Categorías especiales de datos y datos relativos a infracciones penales

Nuestro trabajo implica con frecuencia información sensible. La interpretación y la traducción en asuntos sanitarios, sociales, jurídicos y de extranjería, así como los informes de análisis lingüístico, pueden incluir información sobre la salud, el origen racial o étnico, las convicciones religiosas o filosóficas, las opiniones políticas, la vida u orientación sexual, y acusaciones o condenas penales.

Cuando tratamos esta información como encargados del tratamiento, lo hacemos únicamente siguiendo las instrucciones de nuestro cliente; corresponde al cliente disponer de una base jurídica y de una circunstancia que permita el tratamiento. Cuando la tratamos como responsables, nos basamos en las circunstancias aplicables, como que el tratamiento sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o cuando los tribunales actúen en ejercicio de su función judicial, por razones de interés público esencial conforme al Schedule 1 (anexo 1) de la Data Protection Act 2018, con fines sanitarios o de asistencia social, o con su consentimiento explícito. Para las comprobaciones de antecedentes penales de los lingüistas, nos basamos en las circunstancias del Schedule 1 de la Data Protection Act 2018 relativas al empleo y a la protección del público. Cuando la ley lo exige, mantenemos un documento de política adecuado (appropriate policy document).

Protegemos la información sensible con garantías adicionales: acceso limitado a las personas que lo necesitan, acuerdos de confidencialidad con todos los lingüistas, métodos de transferencia seguros y supresión cuando ya no es necesaria.

6. Con quién compartimos los datos personales

No vendemos datos personales. Solo los compartimos cuando es necesario, con:

• nuestros lingüistas: intérpretes, traductores, transcriptores, revisores y analistas verificados, que solo reciben la información necesaria para el encargo y están sujetos a obligaciones de confidencialidad;
• traductores jurados, notarios y profesionales similares en otros países, cuando usted nos pide que gestionemos una traducción jurada u oficialmente reconocida, una legalización o una legitimación notarial;
• la organización que reservó el servicio, cuando usted participa en una sesión interpretada o es la persona a la que se refiere un informe, en la medida necesaria para prestar el servicio;
• proveedores informáticos y de servicios que apoyan nuestra actividad, como proveedores de correo electrónico, almacenamiento en la nube, sistemas de reservas y de gestión de traducciones, la Aplicación, alojamiento web y telecomunicaciones, en virtud de contratos que les obligan a proteger los datos personales y a utilizarlos únicamente siguiendo nuestras instrucciones;
• proveedores de analítica, a saber, Google y Microsoft, solo si usted consiente las cookies analíticas en el Sitio web;
• nuestro banco, contables, auditores, aseguradoras y asesores profesionales, en la medida necesaria para que nos presten sus servicios;
• juzgados, tribunales, organismos reguladores, fuerzas y cuerpos de seguridad y otras autoridades públicas, cuando la ley lo exija o sea necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones; y
• un comprador o sucesor de la totalidad o parte de nuestro negocio, con las debidas garantías de confidencialidad.

Si se pone en contacto con nosotros por WhatsApp, el mensaje también es tratado por WhatsApp conforme a sus propias condiciones y política de privacidad. Le rogamos que no envíe documentos sensibles por WhatsApp, salvo que hayamos acordado que es adecuado.

7. Transferencias internacionales

Estamos establecidos en el Reino Unido y prestamos servicio a clientes en el Reino Unido, Europa, Norteamérica, Australia y otros lugares. Algunos de nuestros lingüistas y proveedores se encuentran fuera del Reino Unido y del Espacio Económico Europeo, por ejemplo un intérprete a distancia que reside en otro país o un traductor jurado reconocido en el país en el que se utilizará un documento.

Cuando transferimos datos personales fuera del Reino Unido o del Espacio Económico Europeo, nos aseguramos de que estén protegidos por alguna de las garantías reconocidas por la normativa de protección de datos: una decisión de que el país de destino ofrece un nivel de protección adecuado; el International Data Transfer Agreement o el UK Addendum a las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea; las propias cláusulas contractuales tipo; o, cuando proceda, una excepción reconocida, por ejemplo cuando la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato con usted o en su interés, como gestionar una traducción jurada en el extranjero a petición suya. Puede solicitarnos más información sobre las garantías que utilizamos.

8. Durante cuánto tiempo conservamos los datos personales

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para los fines para los que los recogimos, incluido el cumplimiento de requisitos legales, contables y de información, y la gestión de reclamaciones. En particular:

• las facturas y los registros de pagos y contables se conservan durante seis (6) años tras el cierre del ejercicio al que se refieren, conforme a la normativa fiscal y mercantil;
• los registros de clientes y reservas se conservan mientras dure nuestra relación y hasta seis (6) años después, para poder atender consultas y reclamaciones;
• el contenido de los encargos, como los documentos de origen y las grabaciones, se conserva solo el tiempo necesario para prestar el servicio y atender correcciones y consultas, salvo que el cliente indique otra cosa o la ley exija un plazo mayor, y después se suprime de forma segura o se devuelve;
• los informes de análisis lingüístico y otros informes periciales, y el material en que se basan, se conservan mientras puedan ser necesarios en procedimientos judiciales, incluidos los recursos, conforme a nuestras obligaciones profesionales;
• los registros de lingüistas se conservan mientras colaboran con nosotros y hasta seis (6) años después; los datos de los candidatos no seleccionados se conservan como máximo doce (12) meses tras la finalización del proceso de selección, salvo que nos pidan conservarlos más tiempo; y
• los datos de analítica del Sitio web se conservan durante los plazos configurados en las herramientas de analítica, que limitamos al mínimo necesario.

Cuando los datos personales dejan de ser necesarios, los suprimimos de forma segura o los anonimizamos.

9. Cómo protegemos los datos personales

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente al tratamiento no autorizado o ilícito y frente a su pérdida, destrucción o daño accidental. Entre ellas figuran controles de acceso basados en la necesidad de conocer, contraseñas seguras y autenticación multifactor, transferencia cifrada de archivos, acuerdos de confidencialidad con el personal y los lingüistas, formación y procedimientos para gestionar sospechas de violaciones de datos. Ningún método de transmisión por internet es completamente seguro, pero trabajamos para proteger sus datos personales y le notificaremos a usted y a la autoridad de control cualquier violación cuando la ley lo exija.

10. Sus derechos

Conforme a la normativa de protección de datos, usted tiene derecho a:

• solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre usted (acceso);
• pedirnos que corrijamos datos personales inexactos o incompletos (rectificación);
• pedirnos que suprimamos sus datos personales en determinadas circunstancias (supresión);
• pedirnos que limitemos el uso de sus datos personales en determinadas circunstancias (limitación);
• recibir los datos personales que nos haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y que se transmitan a otra organización, cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato y se efectúe por medios automatizados (portabilidad);
• oponerse al uso de sus datos personales cuando nos basemos en el interés legítimo, y en cualquier momento a la mercadotecnia directa (oposición); y
• retirar su consentimiento en cualquier momento, cuando nos basemos en él. Ello no afecta a la licitud del tratamiento anterior a la retirada.

No tomamos decisiones sobre usted basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente de modo similar.

Para ejercer sus derechos, escríbanos a daptec@silalinguists.com. Es posible que necesitemos verificar su identidad antes de responder. Responderemos en el plazo de un mes, que podrá prorrogarse hasta dos meses más en caso de solicitudes complejas o numerosas, en cuyo caso le explicaremos el motivo. Normalmente no cobramos ninguna tasa. Algunos derechos están sujetos a excepciones, por ejemplo cuando la información está protegida por el secreto profesional de la abogacía (legal professional privilege) o cuando facilitarla revelaría datos personales de otra persona.

Cuando tratemos sus datos personales como encargados del tratamiento por cuenta de uno de nuestros clientes (véase la cláusula 3), dirija su solicitud a dicho cliente. Si nos la envía a nosotros, se la remitiremos con prontitud.

11. Cómo presentar una reclamación

Si le preocupa el uso que hacemos de sus datos personales, póngase primero en contacto con nosotros en daptec@silalinguists.com, para que podamos intentar resolverlo. Acusaremos recibo de su reclamación y le responderemos sin dilación indebida.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control. En el Reino Unido, es la Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, teléfono 0303 123 1113. Si vive o trabaja en el Espacio Económico Europeo, o si el problema se produjo allí, puede presentar una reclamación ante la autoridad de control de protección de datos de su país; en España, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

12. Cookies

Nuestro Sitio web utiliza un almacenamiento estrictamente necesario para recordar su elección sobre las cookies y, solo si usted lo consiente, cookies analíticas de Google Analytics y Microsoft Clarity. Los vídeos del Sitio web solo se cargan desde YouTube cuando usted pulsa el botón de reproducción. Encontrará todos los detalles, y cómo cambiar su elección, en nuestra Política de cookies.

13. Menores

Nuestro Sitio web y nuestra Aplicación no están dirigidos a menores, y no recogemos a sabiendas datos personales de menores a través de ellos. No obstante, nuestros servicios pueden implicar datos personales de menores, por ejemplo cuando interpretamos para una familia o elaboramos un informe de análisis lingüístico relativo a una persona joven. En esos casos, tratamos los datos siguiendo las instrucciones de la organización responsable o sobre otra base jurídica, prestando especial atención al interés del menor.

14. Servicios de terceros

Nuestro Sitio web y nuestra Aplicación pueden contener enlaces a páginas de redes sociales y de tiendas de aplicaciones. Estos servicios son gestionados por terceros conforme a sus propias políticas de privacidad, y no somos responsables del uso que hagan de los datos personales.

15. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad periódicamente, por ejemplo cuando modifiquemos nuestros servicios o cambie la legislación. La fecha que figura en la parte superior de esta página indica cuándo se actualizó por última vez. Si introducimos cambios significativos, adoptaremos medidas razonables para informarle.

16. Contacto

Data Protection Team
NEXUS of SILA Limited, que opera con el nombre comercial SILA Linguists®
2/3, 48 West George Street
Glasgow G2 1BP
Escocia (Reino Unido)
Correo electrónico: daptec@silalinguists.com