Informativa sulla privacy

SILA Linguists® è un marchio registrato di NEXUS of SILA Limited.

La presente Informativa sulla privacy spiega in che modo NEXUS of SILA Limited, che opera con il nome commerciale SILA Linguists® («SILA», «noi», «ci» o «nostro»), raccoglie, utilizza, comunica e protegge i dati personali quando Lei utilizza i nostri servizi di interpretariato, traduzione, trascrizione, analisi linguistica e i servizi connessi, quando lavora con noi come linguista o si candida a una posizione, quando utilizza l’app SILA Linguists (l’«App») e quando visita il nostro sito web (il «Sito»). Spiega inoltre i Suoi diritti e come esercitarli.

Rispettiamo lo UK General Data Protection Regulation (il «GDPR del Regno Unito»), il Data Protection Act 2018 e le Privacy and Electronic Communications Regulations 2003 e, quando trattiamo dati personali di persone che si trovano nello Spazio economico europeo, il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea (il «GDPR dell’UE»).

1. Chi siamo e come contattarci

NEXUS of SILA Limited è una società registrata in Scozia con numero di registrazione SC770122 e sede legale in 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Scozia (Regno Unito). Siamo registrati presso l’Information Commissioner’s Office (ICO) con il numero ZC105121. Nella maggior parte dei casi siamo il titolare del trattamento dei Suoi dati personali, il che significa che decidiamo come e perché vengono utilizzati. L’articolo 3 spiega quando agiamo invece in qualità di responsabile del trattamento per conto di un cliente.

Per qualsiasi domanda sulla presente informativa o sui Suoi dati personali, contatti il nostro team per la protezione dei dati all’indirizzo daptec@silalinguists.com oppure scriva al Data Protection Team all’indirizzo sopra indicato. Le persone che si trovano nell’Unione europea e nello Spazio economico europeo possono contattarci direttamente utilizzando questi recapiti.

2. I dati personali che raccogliamo

A seconda del rapporto che ha con noi, possiamo raccogliere i seguenti dati personali.

• Dati di contatto e identificativi: il Suo nome, ruolo, organizzazione, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale e, per i clienti privati, le informazioni necessarie a confermare la Sua identità.
• Dati di prenotazione: i dettagli dei servizi richiesti, come date, orari e luoghi degli incarichi, lingue, nomi dei partecipanti, requisiti di consegna, riferimenti di prenotazione, fogli presenze e feedback.
• Contenuti degli incarichi: i documenti, le registrazioni e gli altri materiali che ci affida per la traduzione, la trascrizione, la sottotitolazione, la localizzazione, la verifica o l’analisi, e le informazioni scambiate durante le sessioni interpretate. Possono includere dati personali che riguardano Lei e altre persone, come pazienti, utenti di servizi, richiedenti o testimoni.
• Dati di fatturazione: nominativi e indirizzi di fatturazione, riferimenti d’ordine, numeri di partita IVA e i dettagli dei bonifici bancari che riceviamo, come il nome del titolare del conto, le coordinate del conto riportate nel bonifico, l’importo e la data. Non accettiamo pagamenti con carta e non raccogliamo né conserviamo numeri di carte di debito o di credito.
• Comunicazioni: e-mail, lettere, messaggi WhatsApp, messaggi inviati tramite l’App e note delle telefonate con noi.
• Dati di linguisti e candidati: se lavora con noi o si candida a farlo, il Suo curriculum, i titoli di studio, le competenze linguistiche, l’esperienza, le referenze, i documenti relativi al diritto di lavorare, gli esiti dei controlli sui precedenti e di sicurezza ove richiesti per il lavoro (che possono includere il certificato del casellario giudiziale), la disponibilità, lo storico degli incarichi, i feedback sulla qualità e i dati bancari e fiscali necessari per pagarLa.
• Dati dell’App: i dati del Suo account e di accesso, le prenotazioni e i messaggi effettuati tramite l’App e dati tecnici come il tipo di dispositivo, il sistema operativo e la versione dell’App. Se lo autorizza sul Suo dispositivo, l’App può anche utilizzare la fotocamera, il microfono o le notifiche push per le funzionalità che lo richiedono; può modificare tali autorizzazioni in qualsiasi momento nelle impostazioni del dispositivo.
• Dati del Sito: informazioni tecniche inviate dal Suo browser, come l’indirizzo IP, il tipo di browser e le pagine richieste, che il nostro fornitore di hosting registra nei log del server per finalità di sicurezza e funzionamento; e, solo con il Suo consenso, dati statistici raccolti tramite Google Analytics e Microsoft Clarity, come spiegato nella nostra Informativa sui cookie.

Raccogliamo la maggior parte dei dati personali direttamente da Lei. Possiamo anche ricevere dati personali dall’organizzazione che prenota un servizio che La riguarda (ad esempio un tribunale, un servizio sanitario o uno studio legale), da referenti e organismi di verifica per linguisti e candidati, e da fonti accessibili al pubblico come gli albi professionali.

3. Quando agiamo per conto dei nostri clienti

Quando un’organizzazione prenota un interprete o ci invia materiale da tradurre, trascrivere o elaborare in altro modo, e tale materiale contiene dati personali di altre persone, l’organizzazione è di norma il titolare del trattamento di tali dati e noi li trattiamo in qualità di responsabile del trattamento, secondo le sue istruzioni e sulla base di un contratto scritto. Se i Suoi dati personali ci pervengono in questo modo, per esercitare i Suoi diritti si rivolga all’organizzazione che li detiene. Noi la aiuteremo a risponderLe.

Agiamo come titolare autonomo del trattamento quando redigiamo relazioni peritali, come le relazioni di analisi linguistica (LADO) e di valutazione della nazionalità, poiché dobbiamo esercitare il nostro giudizio professionale e conservare adeguata documentazione, nonché quando i privati prenotano servizi per sé stessi.

4. Come utilizziamo i dati personali e le nostre basi giuridiche

Utilizziamo i dati personali solo quando disponiamo di una base giuridica per farlo. La tabella seguente indica le nostre principali finalità e le basi giuridiche su cui ci fondiamo.

Quando ci fondiamo sul legittimo interesse, abbiamo bilanciato tale interesse con i Suoi diritti e le Sue libertà. Può chiederci maggiori informazioni su tale bilanciamento.

5. Categorie particolari di dati e dati relativi a reati

Il nostro lavoro riguarda regolarmente informazioni sensibili. L’interpretariato e la traduzione in ambito sanitario, sociale, giuridico e dell’immigrazione, nonché le relazioni di analisi linguistica, possono comprendere informazioni sulla salute, sull’origine razziale o etnica, sulle convinzioni religiose o filosofiche, sulle opinioni politiche, sulla vita o sull’orientamento sessuale, nonché accuse o condanne penali.

Quando trattiamo tali informazioni in qualità di responsabile del trattamento, lo facciamo esclusivamente secondo le istruzioni del nostro cliente; spetta al cliente disporre di una base giuridica e di una condizione per il trattamento. Quando le trattiamo in qualità di titolare, ci fondiamo sulle condizioni applicabili, ad esempio che il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali, per motivi di interesse pubblico rilevante ai sensi dello Schedule 1 (allegato 1) del Data Protection Act 2018, per finalità sanitarie o di assistenza sociale, o con il Suo consenso esplicito. Per i controlli sui precedenti penali dei linguisti, ci fondiamo sulle condizioni dello Schedule 1 del Data Protection Act 2018 relative al rapporto di lavoro e alla tutela del pubblico. Ove la legge lo richieda, manteniamo un apposito documento di policy (appropriate policy document).

Proteggiamo le informazioni sensibili con garanzie aggiuntive: accesso limitato a chi ne ha bisogno, accordi di riservatezza con tutti i linguisti, metodi di trasferimento sicuri e cancellazione quando non sono più necessarie.

6. Con chi condividiamo i dati personali

Non vendiamo dati personali. Li condividiamo solo quando necessario, con:

• i nostri linguisti: interpreti, traduttori, trascrittori, revisori e analisti verificati, che ricevono solo le informazioni necessarie per l’incarico e sono vincolati da obblighi di riservatezza;
• traduttori giurati, notai e professionisti analoghi in altri Paesi, quando ci chiede di organizzare una traduzione giurata o ufficialmente riconosciuta, una legalizzazione o un’autenticazione notarile;
• l’organizzazione che ha prenotato il servizio, quando Lei partecipa a una sessione interpretata o è la persona cui si riferisce una relazione, nella misura necessaria a fornire il servizio;
• fornitori informatici e di servizi che supportano la nostra attività, come fornitori di posta elettronica, archiviazione cloud, sistemi di prenotazione e di gestione delle traduzioni, dell’App, di hosting del Sito e di telecomunicazioni, sulla base di contratti che li obbligano a proteggere i dati personali e a utilizzarli solo secondo le nostre istruzioni;
• fornitori di servizi statistici, ossia Google e Microsoft, solo se Lei acconsente ai cookie analitici sul Sito;
• la nostra banca, i nostri contabili, revisori, assicuratori e consulenti professionali, nella misura necessaria per la prestazione dei loro servizi a nostro favore;
• tribunali, autorità di regolamentazione, forze dell’ordine e altre autorità pubbliche, quando la legge lo richiede o quando è necessario per accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria; e
• un acquirente o successore di tutta o parte della nostra attività, nel rispetto di adeguati obblighi di riservatezza.

Se ci contatta tramite WhatsApp, il messaggio è trattato anche da WhatsApp secondo le proprie condizioni e la propria informativa sulla privacy. La preghiamo di non inviare documenti sensibili tramite WhatsApp, salvo che abbiamo concordato che ciò sia appropriato.

7. Trasferimenti internazionali

Abbiamo sede nel Regno Unito e serviamo clienti nel Regno Unito, in Europa, in Nord America, in Australia e altrove. Alcuni dei nostri linguisti e fornitori si trovano al di fuori del Regno Unito e dello Spazio economico europeo, ad esempio un interprete da remoto che vive in un altro Paese o un traduttore giurato riconosciuto nel Paese in cui sarà utilizzato un documento.

Quando trasferiamo dati personali al di fuori del Regno Unito o dello Spazio economico europeo, ci assicuriamo che siano protetti da una delle garanzie riconosciute dalla normativa sulla protezione dei dati: una decisione secondo cui il Paese di destinazione offre un livello di protezione adeguato; l’International Data Transfer Agreement o lo UK Addendum alle clausole contrattuali tipo della Commissione europea; le clausole contrattuali tipo stesse; oppure, ove opportuno, una deroga riconosciuta, ad esempio quando il trasferimento è necessario per l’esecuzione di un contratto con Lei o nel Suo interesse, come l’organizzazione di una traduzione giurata all’estero su Sua richiesta. Può chiederci maggiori informazioni sulle garanzie che utilizziamo.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati personali

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per cui li abbiamo raccolti, compreso il rispetto di obblighi di legge, contabili e di rendicontazione e la gestione di reclami e contenziosi. In particolare:

• le fatture e la documentazione contabile e di pagamento sono conservate per sei (6) anni dalla chiusura dell’esercizio cui si riferiscono, come previsto dalla normativa fiscale e societaria;
• i dati relativi a clienti e prenotazioni sono conservati per la durata del nostro rapporto e fino a sei (6) anni dopo, per consentirci di gestire richieste e reclami;
• i contenuti degli incarichi, come documenti di partenza e registrazioni, sono conservati solo per il tempo necessario a fornire il servizio e a gestire correzioni e richieste, salvo diversa istruzione del cliente o obbligo di legge di conservarli più a lungo, e successivamente sono cancellati in modo sicuro o restituiti;
• le relazioni di analisi linguistica e le altre relazioni peritali, e il materiale su cui si basano, sono conservati finché possono essere necessari in procedimenti giudiziari, comprese le impugnazioni, nel rispetto dei nostri obblighi professionali;
• i dati dei linguisti sono conservati per la durata della collaborazione e fino a sei (6) anni dopo; i dati dei candidati non selezionati sono conservati per non più di dodici (12) mesi dalla conclusione del processo di selezione, salvo che ci chiedano di conservarli più a lungo; e
• i dati statistici del Sito sono conservati per i periodi impostati negli strumenti di analisi, che limitiamo al minimo necessario.

Quando i dati personali non sono più necessari, li cancelliamo in modo sicuro o li anonimizziamo.

9. Come proteggiamo i dati personali

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione o danno accidentali. Tali misure comprendono controlli di accesso basati sulla necessità di conoscere, password sicure e autenticazione a più fattori, trasferimento cifrato dei file, accordi di riservatezza con il personale e i linguisti, formazione e procedure per la gestione di sospette violazioni dei dati. Nessun metodo di trasmissione via internet è completamente sicuro, ma ci impegniamo a proteggere i Suoi dati personali e notificheremo a Lei e all’autorità di controllo eventuali violazioni quando la legge lo richiede.

10. I Suoi diritti

Ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, Lei ha il diritto di:

• chiedere una copia dei dati personali che deteniamo su di Lei (accesso);
• chiederci di correggere dati personali inesatti o incompleti (rettifica);
• chiederci di cancellare i Suoi dati personali in determinate circostanze (cancellazione);
• chiederci di limitare l’utilizzo dei Suoi dati personali in determinate circostanze (limitazione);
• ricevere i dati personali che ci ha fornito in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e ottenerne la trasmissione a un’altra organizzazione, quando il trattamento si basa sul consenso o su un contratto ed è effettuato con mezzi automatizzati (portabilità);
• opporsi all’utilizzo dei Suoi dati personali quando ci fondiamo sul legittimo interesse, e in qualsiasi momento al marketing diretto (opposizione); e
• revocare il Suo consenso in qualsiasi momento, quando ci fondiamo sul consenso. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della stessa.

Non adottiamo nei Suoi confronti decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o che La riguardino in modo analogo significativamente.

Per esercitare i Suoi diritti, ci scriva all’indirizzo daptec@silalinguists.com. Potremmo dover verificare la Sua identità prima di rispondere. Risponderemo entro un mese, termine prorogabile fino a due ulteriori mesi in caso di richieste complesse o numerose, nel qual caso Le spiegheremo il motivo. Di norma non applichiamo alcun contributo spese. Alcuni diritti sono soggetti a eccezioni, ad esempio quando le informazioni sono coperte dal segreto professionale forense (legal professional privilege) o quando fornirle rivelerebbe dati personali di un’altra persona.

Quando trattiamo i Suoi dati personali in qualità di responsabile per conto di uno dei nostri clienti (si veda l’articolo 3), invii la Sua richiesta a tale cliente. Se la invia a noi, gliela inoltreremo tempestivamente.

11. Come presentare un reclamo

Se ha dubbi sul modo in cui utilizziamo i Suoi dati personali, ci contatti innanzitutto all’indirizzo daptec@silalinguists.com, così da consentirci di cercare di risolvere la questione. Le confermeremo il ricevimento del reclamo e Le risponderemo senza ingiustificato ritardo.

Ha inoltre il diritto di presentare reclamo all’autorità di controllo. Nel Regno Unito si tratta dell’Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, telefono 0303 123 1113. Se vive o lavora nello Spazio economico europeo, o se il problema si è verificato in tale area, può presentare reclamo all’autorità di controllo per la protezione dei dati del Suo Paese; in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali.

12. Cookie

Il nostro Sito utilizza un’archiviazione strettamente necessaria per ricordare la Sua scelta sui cookie e, solo con il Suo consenso, cookie analitici di Google Analytics e Microsoft Clarity. I video del Sito vengono caricati da YouTube solo quando Lei fa clic su riproduci. Tutti i dettagli, e come modificare la Sua scelta, sono riportati nella nostra Informativa sui cookie.

13. Minori

Il nostro Sito e la nostra App non sono destinati ai minori e non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori tramite essi. I nostri servizi possono tuttavia riguardare dati personali di minori, ad esempio quando interpretiamo per una famiglia o redigiamo una relazione di analisi linguistica relativa a un giovane. In tali casi trattiamo i dati secondo le istruzioni dell’organizzazione responsabile o su un’altra base giuridica, con particolare attenzione all’interesse del minore.

14. Servizi di terzi

Il nostro Sito e la nostra App possono contenere link a pagine di social network e di store di applicazioni. Tali servizi sono gestiti da terzi secondo le rispettive informative sulla privacy, e non siamo responsabili del modo in cui essi utilizzano i dati personali.

15. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy, ad esempio quando modifichiamo i nostri servizi o cambia la normativa. La data riportata in cima a questa pagina indica l’ultimo aggiornamento. In caso di modifiche significative, adotteremo misure ragionevoli per informarLa.

16. Contatti

Data Protection Team
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2/3, 48 West George Street
Glasgow G2 1BP
Scozia (Regno Unito)
E-mail: daptec@silalinguists.com