Datenschutzerklärung

SILA Linguists® ist eine eingetragene Marke der NEXUS of SILA Limited.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie NEXUS of SILA Limited, tätig unter dem Namen SILA Linguists® („SILA“, „wir“, „uns“ oder „unser“), personenbezogene Daten erhebt, verwendet, weitergibt und schützt, wenn Sie unsere Dolmetsch-, Übersetzungs-, Transkriptions-, Sprachanalyse- und damit verbundenen Leistungen nutzen, wenn Sie als Sprachmittler mit uns zusammenarbeiten oder sich bei uns bewerben, wenn Sie die App SILA Linguists (die „App“) nutzen und wenn Sie unsere Website (die „Website“) besuchen. Sie erläutert außerdem Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können.

Wir halten die UK General Data Protection Regulation (die „britische DSGVO“), den Data Protection Act 2018 und die Privacy and Electronic Communications Regulations 2003 ein sowie, soweit wir personenbezogene Daten von Personen im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeiten, die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (die „EU-DSGVO“).

1. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

NEXUS of SILA Limited ist eine in Schottland unter der Nummer SC770122 eingetragene Gesellschaft mit eingetragenem Sitz in 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Schottland (Vereinigtes Königreich). Wir sind beim Information Commissioner’s Office (ICO) unter der Registrierungsnummer ZC105121 registriert. In den meisten Fällen sind wir Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten, das heißt, wir entscheiden, wie und warum sie verwendet werden. Abschnitt 3 erläutert, wann wir stattdessen als Auftragsverarbeiter für einen Kunden tätig sind.

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an unser Datenschutzteam unter daptec@silalinguists.com oder schreiben Sie an das Data Protection Team unter der oben genannten Anschrift. Personen in der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum können sich über diese Kontaktdaten direkt an uns wenden.

2. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

Je nachdem, in welcher Beziehung Sie zu uns stehen, können wir folgende personenbezogene Daten erheben.

• Kontakt- und Identitätsdaten: Ihr Name, Ihre Funktion, Ihre Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift und bei Privatkunden die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlichen Angaben.
• Buchungsdaten: Einzelheiten zu den von Ihnen angefragten Leistungen, etwa Datum, Uhrzeit und Ort von Aufträgen, Sprachen, Namen der Teilnehmenden, Lieferanforderungen, Buchungsreferenzen, Stundennachweise und Rückmeldungen.
• Auftragsinhalte: die Dokumente, Aufnahmen und sonstigen Materialien, die Sie uns zur Übersetzung, Transkription, Untertitelung, Lokalisierung, Prüfung oder Analyse übergeben, sowie die bei gedolmetschten Terminen ausgetauschten Informationen. Diese können personenbezogene Daten über Sie und über andere Personen enthalten, etwa Patienten, Leistungsempfänger, Antragsteller oder Zeugen.
• Rechnungsdaten: Rechnungsname und -anschrift, Bestellreferenzen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sowie die Angaben zu den bei uns eingehenden Banküberweisungen, etwa Name des Kontoinhabers, die in der Überweisung angegebenen Kontodaten, Betrag und Datum. Wir akzeptieren keine Kartenzahlungen und erheben oder speichern keine Debit- oder Kreditkartennummern.
• Kommunikation: E-Mails, Briefe, WhatsApp-Nachrichten, über die App gesendete Nachrichten und Notizen zu Telefongesprächen mit uns.
• Daten von Sprachmittlern und Bewerbenden: wenn Sie mit uns zusammenarbeiten oder sich dafür bewerben, Ihr Lebenslauf, Ihre Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Erfahrung, Referenzen, Nachweise der Arbeitsberechtigung, Ergebnisse von Hintergrund- und Sicherheitsüberprüfungen, soweit für die Tätigkeit erforderlich (gegebenenfalls einschließlich Führungszeugnissen), Verfügbarkeit, Auftragshistorie, Qualitätsrückmeldungen sowie die für Ihre Vergütung erforderlichen Bank- und Steuerdaten.
• App-Daten: Ihre Kontodaten und Anmeldeinformationen, über die App vorgenommene Buchungen und Nachrichten sowie technische Daten wie Gerätetyp, Betriebssystem und App-Version. Wenn Sie dies auf Ihrem Gerät erlauben, kann die App für die Funktionen, die dies erfordern, auch Ihre Kamera, Ihr Mikrofon oder Push-Benachrichtigungen verwenden; Sie können diese Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts ändern.
• Website-Daten: technische Informationen, die Ihr Browser übermittelt, etwa Ihre IP-Adresse, der Browsertyp und die aufgerufenen Seiten, die unser Hosting-Anbieter aus Sicherheits- und Betriebsgründen in Server-Logdateien speichert; und, nur mit Ihrer Einwilligung, Analysedaten, die über Google Analytics und Microsoft Clarity erhoben werden, wie in unserer Cookie-Richtlinie erläutert.

Die meisten personenbezogenen Daten erheben wir direkt bei Ihnen. Wir können personenbezogene Daten auch von der Organisation erhalten, die eine Leistung bucht, an der Sie beteiligt sind (etwa ein Gericht, ein Gesundheitsdienst oder eine Anwaltskanzlei), von Referenzgebern und Prüfstellen bei Sprachmittlern und Bewerbenden sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Berufsregistern.

3. Wenn wir für unsere Kunden tätig sind

Wenn eine Organisation einen Dolmetscher bucht oder uns Material zur Übersetzung, Transkription oder sonstigen Bearbeitung übersendet und dieses Material personenbezogene Daten anderer Personen enthält, ist in der Regel die Organisation Verantwortlicher für diese personenbezogenen Daten, und wir verarbeiten sie als ihr Auftragsverarbeiter, auf ihre Weisung und auf Grundlage eines schriftlichen Vertrags. Wenn Ihre personenbezogenen Daten auf diesem Weg zu uns gelangen, wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte bitte an die Organisation, die sie verarbeitet. Wir unterstützen diese Organisation bei der Beantwortung.

Wir handeln als eigenständiger Verantwortlicher, wenn wir Sachverständigengutachten erstellen, etwa Sprachanalysegutachten (LADO) und Gutachten zur Staatsangehörigkeit, weil wir dabei unser eigenes fachliches Urteil anwenden und angemessene Aufzeichnungen führen müssen, sowie wenn Privatpersonen Leistungen für sich selbst buchen.

4. Wie wir personenbezogene Daten verwenden und unsere Rechtsgrundlagen

Wir verwenden personenbezogene Daten nur, wenn wir dafür eine Rechtsgrundlage haben. Die folgende Tabelle zeigt unsere wichtigsten Zwecke und die Rechtsgrundlagen, auf die wir uns stützen.

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir diese Interessen gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen. Sie können weitere Informationen zu dieser Abwägung bei uns anfordern.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Daten über Straftaten

Unsere Arbeit betrifft regelmäßig sensible Informationen. Dolmetschen und Übersetzen in Gesundheits-, Sozial-, Rechts- und Aufenthaltsangelegenheiten sowie Sprachanalysegutachten können Informationen über Gesundheit, rassische oder ethnische Herkunft, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, politische Meinungen, Sexualleben oder sexuelle Orientierung sowie strafrechtliche Vorwürfe oder Verurteilungen umfassen.

Verarbeiten wir diese Informationen als Auftragsverarbeiter, geschieht dies ausschließlich auf Weisung unseres Kunden; der Kunde ist dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage und eine Verarbeitungsbedingung zu verfügen. Verarbeiten wir sie als Verantwortlicher, stützen wir uns auf die jeweils geltenden Bedingungen, etwa dass die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit erforderlich ist, aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses nach Schedule 1 (Anhang 1) des Data Protection Act 2018, für Zwecke der Gesundheits- oder Sozialversorgung oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Für Führungszeugnisüberprüfungen bei Sprachmittlern stützen wir uns auf die Bedingungen in Schedule 1 des Data Protection Act 2018 in Bezug auf Beschäftigung und den Schutz der Öffentlichkeit. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, führen wir ein entsprechendes Grundsatzdokument (appropriate policy document).

Wir schützen sensible Informationen durch zusätzliche Garantien: Zugriff nur für Personen, die ihn benötigen, Vertraulichkeitsvereinbarungen mit allen Sprachmittlern, sichere Übertragungswege und Löschung, sobald die Daten nicht mehr benötigt werden.

6. An wen wir personenbezogene Daten weitergeben

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur weiter, soweit dies erforderlich ist, und zwar an:

• unsere Sprachmittler: geprüfte Dolmetschende, Übersetzende, Transkribierende, Lektorierende und Analysierende, die nur die für den Auftrag erforderlichen Informationen erhalten und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
• beeidigte Übersetzer, Notare und vergleichbare Fachleute in anderen Ländern, wenn Sie uns bitten, eine beeidigte oder amtlich anerkannte Übersetzung, eine Legalisation oder eine notarielle Beglaubigung zu veranlassen;
• die Organisation, die die Leistung gebucht hat, wenn Sie an einem gedolmetschten Termin teilnehmen oder Gegenstand eines Gutachtens sind, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist;
• IT- und Dienstleister, die unser Geschäft unterstützen, etwa Anbieter von E-Mail, Cloud-Speicher, Buchungs- und Übersetzungsmanagementsystemen, der App, Website-Hosting und Telekommunikation, auf Grundlage von Verträgen, die sie zum Schutz personenbezogener Daten und zu deren Verwendung nur auf unsere Weisung verpflichten;
• Analyseanbieter, nämlich Google und Microsoft, nur wenn Sie in Analyse-Cookies auf der Website einwilligen;
• unsere Bank, Buchhalter, Abschlussprüfer, Versicherer und fachlichen Berater, soweit dies für die Erbringung ihrer Leistungen an uns erforderlich ist;
• Gerichte, Tribunale, Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden und andere öffentliche Stellen, wenn das Gesetz dies verlangt oder es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; und
• einen Erwerber oder Rechtsnachfolger unseres Geschäfts oder eines Teils davon, unter angemessenen Vertraulichkeitsbedingungen.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, wird die Nachricht auch von WhatsApp nach dessen eigenen Bedingungen und Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Bitte senden Sie keine sensiblen Dokumente über WhatsApp, sofern wir nicht vereinbart haben, dass dies angemessen ist.

7. Internationale Datenübermittlungen

Wir haben unseren Sitz im Vereinigten Königreich und betreuen Kunden im Vereinigten Königreich, in Europa, Nordamerika, Australien und darüber hinaus. Einige unserer Sprachmittler und Dienstleister befinden sich außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums, etwa ein Remote-Dolmetscher mit Wohnsitz in einem anderen Land oder ein beeidigter Übersetzer, der in dem Land anerkannt ist, in dem ein Dokument verwendet werden soll.

Wenn wir personenbezogene Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, stellen wir sicher, dass sie durch eine der datenschutzrechtlich anerkannten Garantien geschützt sind: einen Beschluss, dass das Zielland ein angemessenes Schutzniveau bietet; das International Data Transfer Agreement oder das UK Addendum zu den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission; die Standardvertragsklauseln selbst; oder gegebenenfalls eine anerkannte Ausnahme, etwa wenn die Übermittlung zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder in Ihrem Interesse erforderlich ist, wie bei der Veranlassung einer beeidigten Übersetzung im Ausland auf Ihren Wunsch. Sie können bei uns weitere Informationen zu den von uns verwendeten Garantien anfordern.

8. Wie lange wir personenbezogene Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist, einschließlich zur Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer und berichtsbezogener Anforderungen und zur Bearbeitung von Beschwerden und Ansprüchen. Insbesondere gilt:

• Rechnungen, Zahlungs- und Buchhaltungsunterlagen werden nach Steuer- und Gesellschaftsrecht sechs (6) Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen, aufbewahrt;
• Kunden- und Buchungsunterlagen werden für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung und bis zu sechs (6) Jahre danach aufbewahrt, damit wir Anfragen und Ansprüche bearbeiten können;
• Auftragsinhalte wie Ausgangsdokumente und Aufnahmen werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Leistungserbringung und die Bearbeitung von Korrekturen und Anfragen erforderlich ist, sofern der Kunde nichts anderes anweist oder das Gesetz eine längere Frist vorschreibt, und anschließend sicher gelöscht oder zurückgegeben;
• Sprachanalyse- und andere Sachverständigengutachten sowie das ihnen zugrunde liegende Material werden im Einklang mit unseren beruflichen Pflichten so lange aufbewahrt, wie sie in Gerichtsverfahren einschließlich Rechtsmittelverfahren benötigt werden können;
• Unterlagen über Sprachmittler werden während der Zusammenarbeit und bis zu sechs (6) Jahre danach aufbewahrt; Daten nicht berücksichtigter Bewerbender werden höchstens zwölf (12) Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens aufbewahrt, sofern sie uns nicht um eine längere Aufbewahrung bitten; und
• Website-Analysedaten werden für die in den Analysewerkzeugen eingestellten Zeiträume gespeichert, die wir auf das notwendige Minimum begrenzen.

Werden personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, löschen oder anonymisieren wir sie auf sichere Weise.

9. Wie wir personenbezogene Daten schützen

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder Schädigung zu schützen. Dazu gehören Zugriffskontrollen nach dem Need-to-know-Prinzip, sichere Passwörter und Multi-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Dateiübertragung, Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Mitarbeitenden und Sprachmittlern, Schulungen und Verfahren für den Umgang mit vermuteten Datenschutzverletzungen. Keine Übertragungsmethode im Internet ist vollständig sicher, doch wir arbeiten daran, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, und benachrichtigen Sie und die Aufsichtsbehörde über eine Verletzung, soweit das Gesetz dies verlangt.

10. Ihre Rechte

Nach dem Datenschutzrecht haben Sie das Recht,

• eine Kopie der personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben (Auskunft);
• die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Berichtigung);
• unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Löschung);
• unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Einschränkung);
• personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an eine andere Organisation übermitteln zu lassen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Datenübertragbarkeit);
• der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, sowie jederzeit der Direktwerbung (Widerspruch); und
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, soweit wir uns auf eine Einwilligung stützen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an daptec@silalinguists.com. Gegebenenfalls müssen wir vor einer Antwort Ihre Identität überprüfen. Wir antworten innerhalb eines Monats; diese Frist kann bei komplexen oder zahlreichen Anträgen um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden, worüber wir Sie unter Angabe der Gründe informieren. In der Regel erheben wir keine Gebühr. Für einige Rechte gelten Ausnahmen, etwa wenn die Informationen dem anwaltlichen Berufsgeheimnis (legal professional privilege) unterliegen oder ihre Herausgabe personenbezogene Daten einer anderen Person offenlegen würde.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter für einen unserer Kunden verarbeiten (siehe Abschnitt 3), richten Sie Ihren Antrag bitte an diesen Kunden. Wenn Sie ihn an uns richten, leiten wir ihn umgehend weiter.

11. Beschwerden

Wenn Sie Bedenken haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, wenden Sie sich bitte zunächst an uns unter daptec@silalinguists.com, damit wir versuchen können, die Angelegenheit zu klären. Wir bestätigen den Eingang Ihrer Beschwerde und antworten unverzüglich.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. Im Vereinigten Königreich ist dies das Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, Telefon 0303 123 1113. Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum leben oder arbeiten oder das Problem dort aufgetreten ist, können Sie sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes beschweren, in Deutschland bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (des Bundes oder des jeweiligen Landes).

12. Cookies

Unsere Website verwendet eine unbedingt erforderliche Speicherung, um Ihre Cookie-Auswahl zu speichern, und Analyse-Cookies von Google Analytics und Microsoft Clarity nur mit Ihrer Einwilligung. Videos auf der Website werden erst dann von YouTube geladen, wenn Sie auf Wiedergabe klicken. Alle Einzelheiten und wie Sie Ihre Auswahl ändern können, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

13. Kinder

Unsere Website und unsere App richten sich nicht an Kinder, und wir erheben über sie nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern. Unsere Leistungen können jedoch personenbezogene Daten von Kindern betreffen, etwa wenn wir für eine Familie dolmetschen oder ein Sprachanalysegutachten über einen jungen Menschen erstellen. In diesen Fällen verarbeiten wir die Daten auf Weisung der verantwortlichen Organisation oder auf einer anderen Rechtsgrundlage und berücksichtigen dabei besonders das Wohl des Kindes.

14. Dienste Dritter

Unsere Website und unsere App können Links zu Seiten in sozialen Medien und App-Stores enthalten. Diese Dienste werden von Dritten nach deren eigenen Datenschutzbestimmungen betrieben, und wir sind nicht dafür verantwortlich, wie diese personenbezogene Daten verwenden.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, etwa wenn wir unsere Leistungen ändern oder sich die Rechtslage ändert. Das Datum oben auf dieser Seite zeigt, wann sie zuletzt aktualisiert wurde. Bei wesentlichen Änderungen ergreifen wir angemessene Maßnahmen, um Sie zu informieren.

16. Kontakt

Data Protection Team
NEXUS of SILA Limited, tätig unter dem Namen SILA Linguists®
2/3, 48 West George Street
Glasgow G2 1BP
Schottland (Vereinigtes Königreich)
E-Mail: daptec@silalinguists.com