SILA Linguists® est une marque déposée de NEXUS of SILA Limited.
La présente Politique de conformité au RGPD expose la manière dont NEXUS of SILA Limited, exerçant sous le nom commercial SILA Linguists® (« SILA » ou « nous »), gère les données personnelles conformément au UK General Data Protection Regulation (RGPD britannique), au Data Protection Act 2018 et, lorsqu’il s’applique, au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (ensemble, la « législation sur la protection des données »). Elle s’adresse à nos clients, à notre personnel, à nos linguistes et à nos fournisseurs, et peut être communiquée sur demande à l’Information Commissioner’s Office ou à une autre autorité de contrôle. Elle doit être lue conjointement avec notre Politique de confidentialité, qui explique aux personnes concernées comment nous utilisons leurs données personnelles, et nos Conditions générales de prestation de services.
1. Champ d’application et nos rôles
Nous sommes un prestataire de services linguistiques établi en Écosse, qui fournit des services d’interprétation, de traduction, de transcription et d’analyse linguistique à des organismes publics, des entreprises privées, des associations et des particuliers au Royaume-Uni, en Europe, en Amérique du Nord, en Australie et au-delà. L’ensemble du personnel, des linguistes et des fournisseurs qui traitent des données personnelles pour notre compte doivent respecter la présente politique.
Nous intervenons en deux qualités :
- en tant que responsable du traitement pour les données personnelles de nos clients et de leurs interlocuteurs, de notre personnel, de nos linguistes et des candidats, des utilisateurs de notre Application et des visiteurs de notre Site ; pour les rapports d’expert tels que les rapports d’analyse linguistique (LADO) et d’évaluation de la nationalité ; et pour les services que des particuliers réservent pour eux-mêmes ; et
- en tant que sous-traitant pour les données personnelles contenues dans les éléments que des organismes nous envoient pour traduction, transcription, sous-titrage ou localisation, ainsi que dans les détails des réservations d’interprètes effectuées par des organismes. Dans ces cas, nous agissons uniquement sur les instructions documentées du client, conformément aux dispositions relatives à la protection des données de nos Conditions générales de prestation de services ou d’un accord de traitement des données distinct.
2. Principes relatifs à la protection des données
Nous traitons les données personnelles conformément aux principes de la législation sur la protection des données. Les données personnelles doivent être :
- traitées de manière licite, loyale et transparente ;
- collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
- adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ;
- exactes et, si nécessaire, tenues à jour ;
- conservées sous une forme permettant l’identification pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire ; et
- traitées de façon sécurisée, au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Nous sommes responsables du respect de ces principes et devons être en mesure de le démontrer.
3. Registre des activités de traitement, audits et revue annuelle
Nous tenons un registre de nos activités de traitement et procédons à des audits réguliers des données personnelles que nous détenons. Pour chaque processus impliquant des données personnelles, nous consignons les catégories de données et de personnes concernées, la source, les finalités et la base légale, le lieu de stockage des données, les personnes qui y ont accès, la durée de conservation, les parties avec lesquelles elles sont partagées et tout transfert international.
Nous revoyons nos audits, registres et politiques au moins une fois par an, ainsi qu’à chaque introduction d’un nouveau service, système ou fournisseur, et nous mettons à jour nos procédures afin de traiter tout problème identifié.
4. Base légale, intérêts légitimes et catégories particulières de données
Nous identifions et consignons une base légale pour chaque activité de traitement dont nous sommes responsables. Lorsque nous nous fondons sur l’intérêt légitime, nous réalisons et consignons une évaluation de cet intérêt légitime.
Nos services impliquent souvent des catégories particulières de données, telles que des informations relatives à la santé, et parfois des données relatives aux infractions pénales. Lorsque nous sommes responsable du traitement, nous identifions une condition de traitement prévue par la législation sur la protection des données, y compris les conditions de l’annexe 1 (Schedule 1) du Data Protection Act 2018, et tenons un document de politique approprié lorsque cela est requis. Lorsque nous sommes sous-traitant, nous nous en remettons à notre client pour disposer d’une base légale et d’une condition de traitement, et ne traitons les données que sur ses instructions.
5. Protection des données dès la conception et analyses d’impact
Nous prenons en compte la protection des données lors de la conception ou de la modification de nos services, systèmes et processus, et ne collectons que les données personnelles nécessaires à chaque mission. Nous réalisons une analyse d’impact relative à la protection des données avant tout traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les personnes, tel que l’utilisation d’une nouvelle technologie pour traiter des contenus de mission sensibles.
Nous n’utilisons des outils de traduction assistée par IA qu’après avoir évalué leur sécurité et leur confidentialité, et uniquement à des conditions qui empêchent l’utilisation des contenus des clients pour entraîner des modèles d’IA accessibles au public. Les clients peuvent nous demander de ne pas utiliser de tels outils.
6. Linguistes, personnel et fournisseurs
Chaque linguiste et chaque membre du personnel qui traite des données personnelles :
- fait l’objet d’une sélection et, lorsque le travail le justifie, de vérifications d’antécédents et de sécurité ;
- signe un accord de confidentialité et s’engage à respecter nos procédures de protection des données ;
- ne reçoit que les données personnelles nécessaires à la mission ;
- doit utiliser des appareils sécurisés ainsi que les méthodes de communication et de stockage que nous approuvons, et ne doit pas conserver les éléments d’une mission après la fin de celle-ci, sauf instruction contraire de notre part ; et
- doit nous signaler immédiatement toute violation de données avérée ou présumée.
Nous ne faisons appel à des fournisseurs et sous-traitants qui traitent des données personnelles pour notre compte qu’en vertu de contrats écrits conformes aux exigences de la législation sur la protection des données, et nous vérifions qu’ils présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité.
7. Sécurité
Nous protégeons les données personnelles au moyen de mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment des contrôles d’accès fondés sur le besoin d’en connaître, une authentification multifacteur, le transfert chiffré des fichiers, un stockage et une suppression sécurisés, la formation du personnel et des linguistes, et des procédures de traitement sécurisé des documents papier et des documents originaux qui nous sont envoyés par la poste ou par coursier.
8. Transferts internationaux
Nous ne transférons des données personnelles en dehors du Royaume-Uni ou de l’Espace économique européen que si elles sont protégées par une garantie reconnue par la législation sur la protection des données, telle qu’une décision d’adéquation, l’International Data Transfer Agreement, l’UK Addendum ou des clauses contractuelles types, ou si une dérogation reconnue s’applique, par exemple lorsque le transfert est nécessaire pour organiser une traduction assermentée à l’étranger à la demande d’un client.
9. Conservation et suppression des données
Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Les durées de conservation de chaque catégorie de données personnelles sont documentées dans nos registres et résumées dans notre Politique de confidentialité. À l’expiration de la durée de conservation, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées. Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant, nous supprimons ou restituons les données personnelles au terme des services, selon les instructions du client, sauf si la loi nous impose de les conserver.
10. Demandes des personnes concernées
Nous répondons aux demandes des personnes qui exercent leurs droits, notamment les demandes d’accès et les demandes d’effacement, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum pour les demandes complexes ou nombreuses, auquel cas nous en indiquons les raisons à la personne concernée. Nous vérifions l’identité de la personne qui présente la demande et ne facturons normalement aucuns frais.
Lorsque le droit à l’effacement s’applique, nous supprimons les données et demandons à tout sous-traitant tiers avec lequel nous les avons partagées d’en faire autant. Lorsque nous devons conserver des données pour exécuter un contrat, respecter une obligation légale ou constater, exercer ou défendre des droits en justice, le droit à l’effacement peut ne pas s’appliquer, et nous l’expliquons à la personne concernée.
Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant, nous transmettons rapidement toute demande reçue au client concerné et l’aidons à y répondre.
11. Violations de données personnelles
Nous consignons toutes les violations de données personnelles, qu’elles doivent ou non être notifiées. Lorsque nous sommes responsable du traitement, nous notifions une violation à l’Information Commissioner’s Office, ou à une autre autorité de contrôle compétente lorsque cela est requis, dans un délai de soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance, sauf si elle n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les personnes. Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les personnes, nous les en informons dans les meilleurs délais.
Lorsque nous sommes sous-traitant, nous informons le client concerné dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation affectant ses données, et lui communiquons les informations dont il a besoin pour satisfaire à ses propres obligations.
Nous enquêtons sur chaque violation afin d’en identifier la cause et prenons des mesures correctives, telles que l’amélioration des procédures, une formation complémentaire ou des mesures techniques, afin d’éviter qu’elle ne se reproduise.
12. Données personnelles dans les travaux de traduction et connexes
Les données personnelles figurant dans les éléments destinés à la traduction, à la transcription, au sous-titrage et à la localisation sont traitées par nos linguistes, nos réviseurs et, si nécessaire, des spécialistes de la mise en page. Nous ne leur communiquons que ce dont ils ont besoin, utilisons des méthodes de transfert sécurisées et exigeons qu’ils suppriment les éléments une fois le travail terminé. Lorsqu’un client nous demande d’organiser une traduction assermentée à l’étranger, nous ne communiquons les documents au traducteur assermenté sélectionné qu’à cette fin.
13. Données personnelles dans les réservations d’interprètes
Nous ne communiquons les détails des réservations d’interprètes, tels que le nom des personnes présentes, le lieu et la nature du rendez-vous, qu’à l’interprète désigné et uniquement dans la mesure nécessaire pour qu’il puisse se présenter et se préparer. Les interprètes sont tenus à la confidentialité et ne doivent conserver aucune note ni aucun document relatif à une mission après la fin de celle-ci, sauf pour les feuilles de temps ou lorsque la loi l’exige.
14. Analyse linguistique et rapports d’expert
Les rapports d’analyse linguistique, d’évaluation de la nationalité et les rapports similaires impliquent des données personnelles particulièrement sensibles concernant des personnes susceptibles d’être vulnérables. Nous appliquons des contrôles d’accès stricts, ne partageons les éléments qu’avec les analystes chargés du dossier, protégeons l’identité des analystes lorsque cela est approprié, et ne conservons les rapports et les éléments justificatifs qu’aussi longtemps qu’ils peuvent être nécessaires dans le cadre de procédures judiciaires, y compris les recours.
15. Contact
Les questions relatives à la présente politique doivent être adressées à notre équipe chargée de la protection des données à daptec@silalinguists.com ou à la Data Protection Team, NEXUS of SILA Limited, 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Écosse (Royaume-Uni).
NEXUS of SILA Limited est immatriculée en Écosse sous le numéro SC770122. Siège social : 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Écosse (Royaume-Uni). Nous sommes enregistrés auprès de l’Information Commissioner’s Office sous le numéro ZC105121.