SILA Linguists® es una marca registrada de NEXUS of SILA Limited.
La presente Política de cumplimiento del RGPD expone cómo NEXUS of SILA Limited, que opera con el nombre comercial SILA Linguists® («SILA» o «nosotros»), gestiona los datos personales de conformidad con el UK General Data Protection Regulation (RGPD británico), la Data Protection Act 2018 y, cuando resulte aplicable, el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (conjuntamente, la «normativa de protección de datos»). Está dirigida a nuestros clientes, personal, lingüistas y proveedores, y puede facilitarse a la Information Commissioner’s Office o a otra autoridad de control que la solicite. Debe leerse junto con nuestra Política de privacidad, que explica a los interesados cómo utilizamos sus datos personales, y nuestros Términos y condiciones generales de contratación.
1. Ámbito de aplicación y nuestras funciones
Somos un proveedor de servicios lingüísticos con sede en Escocia que presta servicios de interpretación, traducción, transcripción y análisis lingüístico a organismos del sector público, empresas privadas, entidades del tercer sector y particulares en el Reino Unido, Europa, Norteamérica, Australia y otros lugares. Todo el personal, los lingüistas y los proveedores que traten datos personales por nuestra cuenta deben cumplir esta política.
Actuamos en dos funciones:
- como responsable del tratamiento de los datos personales de nuestros clientes y sus personas de contacto, de nuestro personal, lingüistas y candidatos, de los usuarios de nuestra Aplicación y de los visitantes de nuestro Sitio web; de los informes periciales, como los informes de análisis lingüístico (LADO) y de evaluación de la nacionalidad; y de los servicios que los particulares contratan para sí mismos; y
- como encargado del tratamiento de los datos personales contenidos en el material que las organizaciones nos envían para traducir, transcribir, subtitular o localizar, y en los datos de las reservas de intérpretes realizadas por organizaciones. En estos casos actuamos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente, conforme a las cláusulas de protección de datos de nuestros Términos y condiciones generales de contratación o de un contrato de encargo del tratamiento independiente.
2. Principios de protección de datos
Tratamos los datos personales conforme a los principios de la normativa de protección de datos. Los datos personales deben ser:
- tratados de manera lícita, leal y transparente;
- recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines;
- adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario;
- exactos y, si fuera necesario, actualizados;
- mantenidos de forma que se permita la identificación durante no más tiempo del necesario; y
- tratados de forma segura, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas.
Somos responsables del cumplimiento de estos principios y debemos poder demostrarlo.
3. Registro de actividades de tratamiento, auditorías y revisión anual
Llevamos un registro de nuestras actividades de tratamiento y realizamos auditorías periódicas de los datos personales que tratamos. Para cada proceso que implica datos personales, registramos las categorías de datos y de interesados, el origen, las finalidades y la base jurídica, dónde se almacenan los datos, quién tiene acceso, el plazo de conservación, con quién se comparten y cualquier transferencia internacional.
Revisamos nuestras auditorías, registros y políticas al menos una vez al año, y cada vez que incorporamos un nuevo servicio, sistema o proveedor, y actualizamos nuestros procedimientos para resolver cualquier problema detectado.
4. Base jurídica, intereses legítimos y categorías especiales de datos
Identificamos y documentamos una base jurídica para cada actividad de tratamiento de la que somos responsables. Cuando nos basamos en el interés legítimo, realizamos y documentamos una evaluación del interés legítimo.
Nuestros servicios implican a menudo categorías especiales de datos, como información sobre la salud, y en ocasiones datos relativos a infracciones penales. Cuando somos responsables del tratamiento, identificamos una circunstancia que permita el tratamiento conforme a la normativa de protección de datos, incluidas las previstas en el Schedule 1 (anexo 1) de la Data Protection Act 2018, y mantenemos un documento de política adecuado cuando se exige. Cuando somos encargados del tratamiento, corresponde a nuestro cliente disponer de una base jurídica y de una circunstancia que lo permita, y tratamos los datos únicamente siguiendo sus instrucciones.
5. Protección de datos desde el diseño y evaluaciones de impacto
Tenemos en cuenta la protección de datos al diseñar o modificar nuestros servicios, sistemas y procesos, y solo recogemos los datos personales necesarios para cada encargo. Realizamos una evaluación de impacto relativa a la protección de datos antes de cualquier tratamiento que pueda entrañar un alto riesgo para las personas, como el uso de una nueva tecnología para tratar contenidos sensibles de los encargos.
Solo utilizamos herramientas de traducción asistida por IA tras evaluar su seguridad y confidencialidad, y únicamente en condiciones que impidan que el contenido de los clientes se utilice para entrenar modelos de IA de acceso público. Los clientes pueden pedirnos que no utilicemos tales herramientas.
6. Lingüistas, personal y proveedores
Todo lingüista y todo miembro del personal que trate datos personales:
- es verificado y, cuando el trabajo lo justifica, sometido a comprobaciones de antecedentes y de seguridad;
- firma un acuerdo de confidencialidad y se compromete a cumplir nuestros procedimientos de protección de datos;
- recibe únicamente los datos personales necesarios para el encargo;
- debe utilizar dispositivos seguros y los métodos de comunicación y almacenamiento que aprobamos, y no debe conservar material de un encargo una vez finalizado, salvo que le indiquemos otra cosa; y
- debe comunicarnos inmediatamente cualquier violación de datos real o sospechada.
Solo recurrimos a proveedores y subcontratistas que traten datos personales por nuestra cuenta en virtud de contratos escritos que cumplan los requisitos de la normativa de protección de datos, y comprobamos que ofrecen garantías suficientes de seguridad.
7. Seguridad
Protegemos los datos personales con medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre ellas controles de acceso basados en la necesidad de conocer, autenticación multifactor, transferencia cifrada de archivos, almacenamiento y supresión seguros, formación del personal y de los lingüistas, y procedimientos para el tratamiento seguro de documentos en papel y de documentos originales que se nos envían por correo postal o mensajería.
8. Transferencias internacionales
Solo transferimos datos personales fuera del Reino Unido o del Espacio Económico Europeo cuando están protegidos por una garantía reconocida por la normativa de protección de datos, como una decisión de adecuación, el International Data Transfer Agreement, el UK Addendum o las cláusulas contractuales tipo, o cuando se aplica una excepción reconocida, por ejemplo cuando la transferencia es necesaria para gestionar una traducción jurada en el extranjero a petición de un cliente.
9. Conservación y supresión de datos
No conservamos los datos personales más tiempo del necesario. Los plazos de conservación de cada categoría de datos personales están documentados en nuestros registros y resumidos en nuestra Política de privacidad. Al término del plazo de conservación, los datos se suprimen de forma segura o se anonimizan. Cuando actuamos como encargados del tratamiento, suprimimos o devolvemos los datos personales al finalizar los servicios según las instrucciones del cliente, salvo que la ley nos obligue a conservarlos.
10. Solicitudes de los interesados
Respondemos a las solicitudes de las personas que ejercen sus derechos, incluidas las solicitudes de acceso y de supresión, sin dilación indebida y, en todo caso, en el plazo de un mes desde su recepción. Este plazo puede prorrogarse hasta dos meses más en caso de solicitudes complejas o numerosas, en cuyo caso explicamos el motivo al interesado. Verificamos la identidad del solicitante y normalmente no cobramos ninguna tasa.
Cuando procede el derecho de supresión, suprimimos los datos y pedimos a los encargados terceros con los que los hayamos compartido que hagan lo mismo. Cuando debemos conservar los datos para ejecutar un contrato, cumplir una obligación legal o formular, ejercer o defender reclamaciones, el derecho de supresión puede no ser aplicable, y así se lo explicamos al interesado.
Cuando actuamos como encargados del tratamiento, remitimos con prontitud cualquier solicitud que recibamos al cliente correspondiente y le ayudamos a responder.
11. Violaciones de la seguridad de los datos personales
Registramos todas las violaciones de la seguridad de los datos personales, deban notificarse o no. Cuando somos responsables del tratamiento, notificamos la violación a la Information Commissioner’s Office, o a otra autoridad de control competente cuando así se exija, en un plazo de setenta y dos (72) horas desde que tenemos conocimiento de ella, salvo que sea improbable que constituya un riesgo para las personas. Cuando sea probable que una violación entrañe un alto riesgo para las personas, se lo comunicamos sin dilación indebida.
Cuando somos encargados del tratamiento, notificamos al cliente correspondiente, sin dilación indebida tras tener conocimiento de ella, cualquier violación que afecte a sus datos, y le facilitamos la información que necesita para cumplir sus propias obligaciones.
Investigamos cada violación para identificar su causa y adoptamos medidas correctoras, como la mejora de procedimientos, formación adicional o medidas técnicas, para evitar que se repita.
12. Datos personales en la traducción y trabajos conexos
Los datos personales contenidos en el material destinado a traducción, transcripción, subtitulación y localización son tratados por nuestros lingüistas, revisores y, cuando es necesario, especialistas en maquetación. Solo les facilitamos lo que necesitan, utilizamos métodos de transferencia seguros y les exigimos que supriman el material una vez finalizado el trabajo. Cuando un cliente nos pide gestionar una traducción jurada en el extranjero, solo compartimos los documentos con el traductor jurado seleccionado y con ese único fin.
13. Datos personales en las reservas de intérpretes
Solo comunicamos los datos de las reservas de intérpretes, como los nombres de los asistentes, el lugar y la naturaleza de la cita, al intérprete asignado y únicamente en la medida necesaria para que asista y se prepare. Los intérpretes están sujetos a confidencialidad y no deben conservar notas ni registros de un encargo una vez finalizado, salvo los necesarios para las hojas de horas o cuando la ley lo exija.
14. Análisis lingüístico e informes periciales
Los informes de análisis lingüístico, de evaluación de la nacionalidad y similares implican datos personales especialmente sensibles de personas que pueden ser vulnerables. Aplicamos controles de acceso estrictos, solo compartimos el material con los analistas que trabajan en el caso, protegemos la identidad de los analistas cuando procede y conservamos los informes y el material de apoyo solo mientras puedan ser necesarios en procedimientos judiciales, incluidos los recursos.
15. Contacto
Las preguntas sobre esta política deben dirigirse a nuestro equipo de protección de datos en daptec@silalinguists.com o al Data Protection Team, NEXUS of SILA Limited, 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Escocia (Reino Unido).
NEXUS of SILA Limited está registrada en Escocia con el número de sociedad SC770122. Domicilio social: 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Escocia (Reino Unido). Estamos inscritos en la Information Commissioner’s Office con el número de registro ZC105121.