SILA Linguists® è un marchio registrato di NEXUS of SILA Limited.
La presente Politica di conformità al GDPR illustra come NEXUS of SILA Limited, che opera con il nome commerciale SILA Linguists® («SILA» o «noi»), gestisce i dati personali in conformità allo UK General Data Protection Regulation (GDPR del Regno Unito), al Data Protection Act 2018 e, ove applicabile, al Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea (collettivamente, la «normativa sulla protezione dei dati»). È destinata ai nostri clienti, al personale, ai linguisti e ai fornitori, e può essere fornita su richiesta all’Information Commissioner’s Office o a un’altra autorità di controllo. Va letta insieme alla nostra Informativa sulla privacy, che spiega agli interessati come utilizziamo i loro dati personali, e ai nostri Termini e condizioni generali di servizio.
1. Ambito di applicazione e nostri ruoli
Siamo un fornitore di servizi linguistici con sede in Scozia che offre servizi di interpretariato, traduzione, trascrizione e analisi linguistica a enti pubblici, imprese private, organizzazioni del terzo settore e privati nel Regno Unito, in Europa, in Nord America, in Australia e altrove. Tutto il personale, i linguisti e i fornitori che trattano dati personali per nostro conto devono rispettare la presente politica.
Operiamo in due ruoli:
- come titolare del trattamento dei dati personali dei nostri clienti e dei loro referenti, del nostro personale, dei linguisti e dei candidati, degli utenti della nostra App e dei visitatori del nostro Sito; delle relazioni peritali come le relazioni di analisi linguistica (LADO) e di valutazione della nazionalità; e dei servizi che i privati prenotano per sé stessi; e
- come responsabile del trattamento dei dati personali contenuti nel materiale che le organizzazioni ci inviano per la traduzione, la trascrizione, la sottotitolazione o la localizzazione, e nei dati delle prenotazioni di interpreti effettuate da organizzazioni. In questi casi agiamo esclusivamente su istruzione documentata del cliente, sulla base delle clausole sulla protezione dei dati dei nostri Termini e condizioni generali di servizio o di un accordo separato sul trattamento dei dati.
2. Principi di protezione dei dati
Trattiamo i dati personali nel rispetto dei principi della normativa sulla protezione dei dati. I dati personali devono essere:
- trattati in modo lecito, corretto e trasparente;
- raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo non incompatibile con tali finalità;
- adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario;
- esatti e, se necessario, aggiornati;
- conservati in una forma che consenta l’identificazione per un arco di tempo non superiore al necessario; e
- trattati in modo sicuro, mediante misure tecniche e organizzative adeguate.
Siamo responsabili del rispetto di tali principi e dobbiamo essere in grado di dimostrarlo.
3. Registro dei trattamenti, audit e revisione annuale
Teniamo un registro delle nostre attività di trattamento ed effettuiamo audit periodici dei dati personali che trattiamo. Per ogni processo che coinvolge dati personali registriamo le categorie di dati e di interessati, la fonte, le finalità e la base giuridica, il luogo di conservazione, chi vi ha accesso, il periodo di conservazione, i soggetti con cui sono condivisi ed eventuali trasferimenti internazionali.
Riesaminiamo audit, registri e politiche almeno una volta all’anno e ogni volta che introduciamo un nuovo servizio, sistema o fornitore, e aggiorniamo le nostre procedure per risolvere eventuali criticità individuate.
4. Base giuridica, legittimi interessi e categorie particolari di dati
Individuiamo e documentiamo una base giuridica per ogni attività di trattamento di cui siamo titolari. Quando ci fondiamo sul legittimo interesse, effettuiamo e documentiamo una valutazione del legittimo interesse.
I nostri servizi riguardano spesso categorie particolari di dati, come le informazioni sulla salute, e talvolta dati relativi a reati. Quando siamo titolari, individuiamo una condizione per il trattamento prevista dalla normativa sulla protezione dei dati, comprese le condizioni dello Schedule 1 (allegato 1) del Data Protection Act 2018, e manteniamo un apposito documento di policy ove richiesto. Quando siamo responsabili del trattamento, facciamo affidamento sul fatto che il nostro cliente disponga di una base giuridica e di una condizione per il trattamento, e trattiamo i dati esclusivamente secondo le sue istruzioni.
5. Protezione dei dati fin dalla progettazione e valutazioni d’impatto
Teniamo conto della protezione dei dati nella progettazione o modifica dei nostri servizi, sistemi e processi, e raccogliamo solo i dati personali necessari per ciascun incarico. Effettuiamo una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati prima di qualsiasi trattamento che possa presentare un rischio elevato per le persone, come l’uso di una nuova tecnologia per gestire contenuti sensibili degli incarichi.
Utilizziamo strumenti di traduzione assistita dall’IA solo dopo averne valutato la sicurezza e la riservatezza, e solo a condizioni che impediscano l’utilizzo dei contenuti dei clienti per addestrare modelli di IA accessibili al pubblico. I clienti possono chiederci di non utilizzare tali strumenti.
6. Linguisti, personale e fornitori
Ogni linguista e ogni membro del personale che tratta dati personali:
- è sottoposto a verifica e, ove appropriato per il lavoro, a controlli sui precedenti e di sicurezza;
- sottoscrive un accordo di riservatezza e si impegna a rispettare le nostre procedure di protezione dei dati;
- riceve solo i dati personali necessari per l’incarico;
- deve utilizzare dispositivi sicuri e i metodi di comunicazione e archiviazione da noi approvati, e non deve conservare il materiale di un incarico dopo la sua conclusione, salvo nostra diversa istruzione; e
- deve segnalarci immediatamente qualsiasi violazione dei dati, effettiva o sospetta.
Ricorriamo a fornitori e subappaltatori che trattano dati personali per nostro conto solo sulla base di contratti scritti conformi ai requisiti della normativa sulla protezione dei dati, e verifichiamo che offrano garanzie sufficienti in materia di sicurezza.
7. Sicurezza
Proteggiamo i dati personali con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui controlli di accesso basati sulla necessità di conoscere, autenticazione a più fattori, trasferimento cifrato dei file, archiviazione e cancellazione sicure, formazione del personale e dei linguisti e procedure per la gestione sicura dei documenti cartacei e dei documenti originali inviatici per posta o corriere.
8. Trasferimenti internazionali
Trasferiamo dati personali al di fuori del Regno Unito o dello Spazio economico europeo solo quando sono protetti da una garanzia riconosciuta dalla normativa sulla protezione dei dati, come una decisione di adeguatezza, l’International Data Transfer Agreement, lo UK Addendum o le clausole contrattuali tipo, oppure quando si applica una deroga riconosciuta, ad esempio quando il trasferimento è necessario per organizzare una traduzione giurata all’estero su richiesta di un cliente.
9. Conservazione e cancellazione dei dati
Non conserviamo i dati personali più a lungo del necessario. I periodi di conservazione per ciascuna categoria di dati personali sono documentati nei nostri registri e riassunti nella nostra Informativa sulla privacy. Al termine del periodo di conservazione, i dati sono cancellati in modo sicuro o anonimizzati. Quando agiamo come responsabili del trattamento, cancelliamo o restituiamo i dati personali al termine dei servizi secondo le istruzioni del cliente, salvo che la legge ci imponga di conservarli.
10. Richieste degli interessati
Rispondiamo alle richieste delle persone che esercitano i propri diritti, comprese le richieste di accesso e di cancellazione, senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento. Tale termine può essere prorogato fino a due ulteriori mesi in caso di richieste complesse o numerose, nel qual caso ne spieghiamo il motivo all’interessato. Verifichiamo l’identità del richiedente e di norma non applichiamo alcun contributo spese.
Quando si applica il diritto alla cancellazione, cancelliamo i dati e chiediamo a eventuali responsabili terzi con cui li abbiamo condivisi di fare altrettanto. Quando dobbiamo conservare i dati per eseguire un contratto, adempiere a un obbligo di legge o accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, il diritto alla cancellazione può non applicarsi, e lo spieghiamo all’interessato.
Quando agiamo come responsabili del trattamento, inoltriamo tempestivamente le richieste ricevute al cliente interessato e lo aiutiamo a rispondere.
11. Violazioni dei dati personali
Registriamo tutte le violazioni dei dati personali, siano esse soggette o meno a notifica. Quando siamo titolari, notifichiamo la violazione all’Information Commissioner’s Office o, ove richiesto, a un’altra autorità di controllo competente entro settantadue (72) ore dal momento in cui ne siamo venuti a conoscenza, salvo che sia improbabile che presenti un rischio per le persone. Quando una violazione è suscettibile di presentare un rischio elevato per le persone, le informiamo senza ingiustificato ritardo.
Quando siamo responsabili del trattamento, informiamo il cliente interessato senza ingiustificato ritardo dopo essere venuti a conoscenza di una violazione che riguardi i suoi dati, e gli forniamo le informazioni di cui ha bisogno per adempiere ai propri obblighi.
Esaminiamo ogni violazione per individuarne la causa e adottiamo misure correttive, come il miglioramento delle procedure, formazione aggiuntiva o misure tecniche, per evitare che si ripeta.
12. Dati personali nella traduzione e nei lavori connessi
I dati personali contenuti nel materiale destinato a traduzione, trascrizione, sottotitolazione e localizzazione sono trattati dai nostri linguisti, revisori e, ove necessario, specialisti dell’impaginazione. Forniamo loro solo ciò di cui hanno bisogno, utilizziamo metodi di trasferimento sicuri e chiediamo loro di cancellare il materiale al termine del lavoro. Quando un cliente ci chiede di organizzare una traduzione giurata all’estero, condividiamo i documenti con il traduttore giurato selezionato solo a tale scopo.
13. Dati personali nelle prenotazioni di interpreti
Comunichiamo i dati delle prenotazioni di interpreti, come i nomi dei partecipanti, il luogo e la natura dell’appuntamento, solo all’interprete assegnato e solo nella misura necessaria perché possa partecipare e prepararsi. Gli interpreti sono vincolati alla riservatezza e non devono conservare appunti o documenti relativi a un incarico dopo la sua conclusione, salvo quanto necessario per i fogli presenze o richiesto dalla legge.
14. Analisi linguistica e relazioni peritali
Le relazioni di analisi linguistica, di valutazione della nazionalità e simili riguardano dati personali particolarmente sensibili di persone che possono essere vulnerabili. Applichiamo controlli di accesso rigorosi, condividiamo il materiale solo con gli analisti che lavorano al caso, tuteliamo l’identità degli analisti ove opportuno e conserviamo le relazioni e il materiale di supporto solo finché possono essere necessari in procedimenti giudiziari, comprese le impugnazioni.
15. Contatti
Le domande sulla presente politica vanno inviate al nostro team per la protezione dei dati all’indirizzo daptec@silalinguists.com o al Data Protection Team, NEXUS of SILA Limited, 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Scozia (Regno Unito).
NEXUS of SILA Limited è registrata in Scozia con il numero SC770122. Sede legale: 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Scozia (Regno Unito). Siamo registrati presso l’Information Commissioner’s Office con il numero ZC105121.