Το SILA Linguists® είναι σήμα κατατεθέν της NEXUS of SILA Limited.
Η παρούσα Πολιτική συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ περιγράφει πώς η NEXUS of SILA Limited, που δραστηριοποιείται με την εμπορική επωνυμία SILA Linguists® (η «SILA» ή «εμείς»), διαχειρίζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τον UK General Data Protection Regulation (βρετανικός ΓΚΠΔ), τον Data Protection Act 2018 και, όπου εφαρμόζεται, τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (από κοινού, η «νομοθεσία για την προστασία δεδομένων»). Απευθύνεται στους πελάτες, στο προσωπικό, στους γλωσσολόγους και στους προμηθευτές μας και μπορεί να παρασχεθεί κατόπιν αιτήματος στο Information Commissioner’s Office ή σε άλλη εποπτική αρχή. Πρέπει να διαβάζεται μαζί με την Πολιτική απορρήτου μας, η οποία εξηγεί στα υποκείμενα των δεδομένων πώς χρησιμοποιούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τους, και τους Γενικούς όρους παροχής υπηρεσιών μας.
1. Πεδίο εφαρμογής και οι ρόλοι μας
Είμαστε πάροχος γλωσσικών υπηρεσιών με έδρα τη Σκωτία και παρέχουμε υπηρεσίες διερμηνείας, μετάφρασης, απομαγνητοφώνησης και γλωσσικής ανάλυσης σε φορείς του δημόσιου τομέα, ιδιωτικές επιχειρήσεις, οργανώσεις του τρίτου τομέα και ιδιώτες στο Ηνωμένο Βασίλειο, την Ευρώπη, τη Βόρεια Αμερική, την Αυστραλία και αλλού. Όλο το προσωπικό, οι γλωσσολόγοι και οι προμηθευτές που χειρίζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό μας πρέπει να τηρούν την παρούσα πολιτική.
Ενεργούμε με δύο ιδιότητες:
- ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των πελατών μας και των προσώπων επικοινωνίας τους, του προσωπικού μας, των γλωσσολόγων και των υποψηφίων, των χρηστών της Εφαρμογής μας και των επισκεπτών του Ιστοτόπου μας· για εκθέσεις εμπειρογνωμόνων όπως εκθέσεις γλωσσικής ανάλυσης (LADO) και αξιολόγησης ιθαγένειας· και για υπηρεσίες που ιδιώτες κάνουν κράτηση για τον εαυτό τους· και
- ως εκτελών την επεξεργασία για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε υλικό που μας αποστέλλουν οργανισμοί για μετάφραση, απομαγνητοφώνηση, υποτιτλισμό ή τοπικοποίηση, καθώς και στα στοιχεία κρατήσεων διερμηνέων από οργανισμούς. Στις περιπτώσεις αυτές ενεργούμε μόνο βάσει των καταγεγραμμένων εντολών του πελάτη, σύμφωνα με τους όρους προστασίας δεδομένων των Γενικών όρων παροχής υπηρεσιών μας ή χωριστής σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων.
2. Αρχές προστασίας δεδομένων
Επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τις αρχές της νομοθεσίας για την προστασία δεδομένων. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει:
- να υφίστανται σύννομη, θεμιτή και διαφανή επεξεργασία·
- να συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και να μην υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο με τους σκοπούς αυτούς·
- να είναι κατάλληλα, συναφή και να περιορίζονται στο αναγκαίο·
- να είναι ακριβή και, όταν είναι αναγκαίο, να επικαιροποιούνται·
- να διατηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση μόνο για το διάστημα που απαιτείται· και
- να υφίστανται ασφαλή επεξεργασία, με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.
Είμαστε υπεύθυνοι για τη συμμόρφωση με τις αρχές αυτές και πρέπει να είμαστε σε θέση να την αποδεικνύουμε.
3. Αρχεία δραστηριοτήτων επεξεργασίας, έλεγχοι και ετήσια επανεξέταση
Τηρούμε αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας μας και διενεργούμε τακτικούς ελέγχους των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τηρούμε. Για κάθε διαδικασία που περιλαμβάνει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα καταγράφουμε τις κατηγορίες δεδομένων και υποκειμένων, την πηγή, τους σκοπούς και τη νόμιμη βάση, τον τόπο αποθήκευσης, ποιος έχει πρόσβαση, την περίοδο διατήρησης, με ποιους κοινοποιούνται και τυχόν διεθνείς διαβιβάσεις.
Επανεξετάζουμε τους ελέγχους, τα αρχεία και τις πολιτικές μας τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο, καθώς και κάθε φορά που εισάγουμε νέα υπηρεσία, σύστημα ή προμηθευτή, και επικαιροποιούμε τις διαδικασίες μας για την αντιμετώπιση τυχόν ζητημάτων που εντοπίζονται.
4. Νόμιμη βάση, έννομα συμφέροντα και ειδικές κατηγορίες δεδομένων
Προσδιορίζουμε και καταγράφουμε νόμιμη βάση για κάθε δραστηριότητα επεξεργασίας για την οποία είμαστε υπεύθυνοι επεξεργασίας. Όταν στηριζόμαστε σε έννομα συμφέροντα, διενεργούμε και καταγράφουμε αξιολόγηση έννομου συμφέροντος.
Οι υπηρεσίες μας περιλαμβάνουν συχνά ειδικές κατηγορίες δεδομένων, όπως πληροφορίες υγείας, και ορισμένες φορές δεδομένα που αφορούν ποινικά αδικήματα. Όταν είμαστε υπεύθυνοι επεξεργασίας, προσδιορίζουμε προϋπόθεση επεξεργασίας σύμφωνα με τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των προϋποθέσεων του Schedule 1 (Παράρτημα 1) του Data Protection Act 2018, και τηρούμε κατάλληλο έγγραφο πολιτικής όπου απαιτείται. Όταν είμαστε εκτελούντες την επεξεργασία, στηριζόμαστε στον πελάτη μας να διαθέτει νόμιμη βάση και προϋπόθεση επεξεργασίας, και επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις εντολές του.
5. Προστασία δεδομένων ήδη από τον σχεδιασμό και εκτιμήσεις αντικτύπου
Λαμβάνουμε υπόψη την προστασία δεδομένων κατά τον σχεδιασμό ή την τροποποίηση των υπηρεσιών, των συστημάτων και των διαδικασιών μας και συλλέγουμε μόνο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που απαιτούνται για κάθε ανάθεση. Διενεργούμε εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων πριν από κάθε επεξεργασία που ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο για τα πρόσωπα, όπως η χρήση νέας τεχνολογίας για τον χειρισμό ευαίσθητου περιεχομένου αναθέσεων.
Χρησιμοποιούμε εργαλεία μετάφρασης με υποβοήθηση τεχνητής νοημοσύνης μόνο αφού αξιολογήσουμε την ασφάλεια και την εμπιστευτικότητά τους, και μόνο με όρους που αποκλείουν τη χρήση του περιεχομένου των πελατών για την εκπαίδευση δημόσια διαθέσιμων μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης. Οι πελάτες μπορούν να μας ζητήσουν να μην χρησιμοποιούμε τέτοια εργαλεία.
6. Γλωσσολόγοι, προσωπικό και προμηθευτές
Κάθε γλωσσολόγος και κάθε μέλος του προσωπικού που χειρίζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα:
- υποβάλλεται σε έλεγχο και, όπου είναι κατάλληλο για την εργασία, σε ελέγχους ιστορικού και ασφάλειας·
- υπογράφει συμφωνία εμπιστευτικότητας και δεσμεύεται να τηρεί τις διαδικασίες προστασίας δεδομένων μας·
- λαμβάνει μόνο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που απαιτούνται για την ανάθεση·
- πρέπει να χρησιμοποιεί ασφαλείς συσκευές και τις μεθόδους επικοινωνίας και αποθήκευσης που εγκρίνουμε, και δεν πρέπει να διατηρεί υλικό ανάθεσης μετά τη λήξη της, εκτός εάν δώσουμε διαφορετική εντολή· και
- πρέπει να μας αναφέρει αμέσως κάθε πραγματική ή πιθανή παραβίαση δεδομένων.
Χρησιμοποιούμε προμηθευτές και υπεργολάβους που επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό μας μόνο βάσει γραπτών συμβάσεων που πληρούν τις απαιτήσεις της νομοθεσίας για την προστασία δεδομένων, και ελέγχουμε ότι παρέχουν επαρκείς εγγυήσεις ασφάλειας.
7. Ασφάλεια
Προστατεύουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο, όπως ελέγχους πρόσβασης με βάση την ανάγκη γνώσης, έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων, κρυπτογραφημένη μεταφορά αρχείων, ασφαλή αποθήκευση και διαγραφή, εκπαίδευση του προσωπικού και των γλωσσολόγων, και διαδικασίες για τον ασφαλή χειρισμό έντυπων εγγράφων και πρωτότυπων εγγράφων που μας αποστέλλονται ταχυδρομικώς ή με courier.
8. Διεθνείς διαβιβάσεις
Διαβιβάζουμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εκτός του Ηνωμένου Βασιλείου ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου μόνο όταν προστατεύονται από εγγύηση που αναγνωρίζει η νομοθεσία για την προστασία δεδομένων, όπως απόφαση επάρκειας, το International Data Transfer Agreement, το UK Addendum ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες, ή όταν ισχύει αναγνωρισμένη παρέκκλιση, για παράδειγμα όταν η διαβίβαση είναι αναγκαία για τη μέριμνα ορκωτής μετάφρασης στο εξωτερικό κατόπιν αιτήματος πελάτη.
9. Διατήρηση και διαγραφή δεδομένων
Δεν διατηρούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα περισσότερο από όσο είναι αναγκαίο. Οι περίοδοι διατήρησης για κάθε κατηγορία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα καταγράφονται στα αρχεία μας και συνοψίζονται στην Πολιτική απορρήτου μας. Στο τέλος της περιόδου διατήρησης, τα δεδομένα διαγράφονται με ασφάλεια ή ανωνυμοποιούνται. Όταν ενεργούμε ως εκτελών την επεξεργασία, διαγράφουμε ή επιστρέφουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με τη λήξη των υπηρεσιών σύμφωνα με τις εντολές του πελάτη, εκτός εάν ο νόμος μάς υποχρεώνει να τα διατηρήσουμε.
10. Αιτήματα υποκειμένων των δεδομένων
Απαντούμε στα αιτήματα προσώπων που ασκούν τα δικαιώματά τους, συμπεριλαμβανομένων των αιτημάτων πρόσβασης και διαγραφής, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός ενός μηνός από την παραλαβή τους. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες για πολύπλοκα ή πολυάριθμα αιτήματα, οπότε εξηγούμε τον λόγο στο υποκείμενο των δεδομένων. Επαληθεύουμε την ταυτότητα του αιτούντος και κατά κανόνα δεν χρεώνουμε τέλος.
Όταν ισχύει το δικαίωμα διαγραφής, διαγράφουμε τα δεδομένα και ζητούμε από τους τρίτους εκτελούντες την επεξεργασία στους οποίους τα κοινοποιήσαμε να πράξουν το ίδιο. Όταν πρέπει να διατηρήσουμε δεδομένα για την εκτέλεση σύμβασης, τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση ή τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων, το δικαίωμα διαγραφής ενδέχεται να μην ισχύει, και το εξηγούμε στο υποκείμενο των δεδομένων.
Όταν ενεργούμε ως εκτελών την επεξεργασία, διαβιβάζουμε αμέσως κάθε αίτημα που λαμβάνουμε στον σχετικό πελάτη και τον βοηθούμε να απαντήσει.
11. Παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Καταγράφουμε όλες τις παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ανεξάρτητα από το εάν πρέπει να γνωστοποιηθούν. Όταν είμαστε υπεύθυνοι επεξεργασίας, γνωστοποιούμε την παραβίαση στο Information Commissioner’s Office ή, όπου απαιτείται, σε άλλη αρμόδια εποπτική αρχή εντός εβδομήντα δύο (72) ωρών αφότου λάβουμε γνώση της, εκτός εάν δεν είναι πιθανό να προκαλέσει κίνδυνο για τα πρόσωπα. Όταν μια παραβίαση ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο για τα πρόσωπα, τα ενημερώνουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.
Όταν είμαστε εκτελούντες την επεξεργασία, ενημερώνουμε τον σχετικό πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφότου λάβουμε γνώση παραβίασης που αφορά τα δεδομένα του, και του παρέχουμε τις πληροφορίες που χρειάζεται για να εκπληρώσει τις δικές του υποχρεώσεις.
Διερευνούμε κάθε παραβίαση για να εντοπίσουμε την αιτία της και λαμβάνουμε διορθωτικά μέτρα, όπως βελτιωμένες διαδικασίες, πρόσθετη εκπαίδευση ή τεχνικά μέτρα, ώστε να αποτρέψουμε την επανάληψή της.
12. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στη μετάφραση και σε συναφείς εργασίες
Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε υλικό για μετάφραση, απομαγνητοφώνηση, υποτιτλισμό και τοπικοποίηση υφίστανται επεξεργασία από τους γλωσσολόγους, τους επιμελητές μας και, όπου χρειάζεται, ειδικούς σελιδοποίησης. Τους δίνουμε μόνο ό,τι χρειάζονται, χρησιμοποιούμε ασφαλείς μεθόδους μεταφοράς και τους ζητούμε να διαγράφουν το υλικό μόλις ολοκληρωθεί η εργασία. Όταν ένας πελάτης μάς ζητά να μεριμνήσουμε για ορκωτή μετάφραση στο εξωτερικό, κοινοποιούμε τα έγγραφα στον επιλεγμένο ορκωτό μεταφραστή μόνο για τον σκοπό αυτό.
13. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στις κρατήσεις διερμηνέων
Κοινοποιούμε τα στοιχεία των κρατήσεων διερμηνέων, όπως τα ονόματα των συμμετεχόντων, τον τόπο και τη φύση του ραντεβού, μόνο στον διερμηνέα που έχει οριστεί και μόνο στο μέτρο που απαιτείται για να παραστεί και να προετοιμαστεί. Οι διερμηνείς δεσμεύονται από εμπιστευτικότητα και δεν πρέπει να διατηρούν σημειώσεις ή αρχεία μιας ανάθεσης μετά τη λήξη της, εκτός εάν απαιτείται για φύλλα χρόνου εργασίας ή από τον νόμο.
14. Γλωσσική ανάλυση και εκθέσεις εμπειρογνωμόνων
Οι εκθέσεις γλωσσικής ανάλυσης, αξιολόγησης ιθαγένειας και οι παρόμοιες εκθέσεις αφορούν ιδιαίτερα ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προσώπων που ενδέχεται να είναι ευάλωτα. Εφαρμόζουμε αυστηρούς ελέγχους πρόσβασης, κοινοποιούμε το υλικό μόνο στους αναλυτές που εργάζονται στην υπόθεση, προστατεύουμε την ταυτότητα των αναλυτών όπου είναι σκόπιμο και διατηρούμε τις εκθέσεις και το υποστηρικτικό υλικό μόνο για όσο χρόνο μπορεί να χρειαστούν σε δικαστικές διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένων των ένδικων μέσων.
15. Επικοινωνία
Ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα πολιτική πρέπει να αποστέλλονται στην ομάδα προστασίας δεδομένων μας στη διεύθυνση daptec@silalinguists.com ή στο Data Protection Team, NEXUS of SILA Limited, 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Σκωτία (Ηνωμένο Βασίλειο).
Η NEXUS of SILA Limited είναι καταχωρισμένη στη Σκωτία με αριθμό μητρώου SC770122. Καταστατική έδρα: 2/3, 48 West George Street, Glasgow G2 1BP, Σκωτία (Ηνωμένο Βασίλειο). Είμαστε εγγεγραμμένοι στο Information Commissioner’s Office με αριθμό εγγραφής ZC105121.